Responsable administratif-ve du service Formation continue Panthéon-Sorbonne

Sous l'autorité de son directeur, le/la responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs du service commun. Il/elle est le responsable de l'administration du service dont il/elle assume l'encadrement, l'organisation et la coordination. Il/elle assiste le directeur dans la définition des orientations pour le développement de la formation continue de l'université et le conseille dans la mise en œuvre ; il/elle garantit le bon fonctionnement de l'administration du service en tant que service support et soutien à la formation continue de l'université, notamment en ce qui concerne l'utilisation du logiciel FCA manager.
Il/elle est force de proposition concernant les actions à mener et les projets à développer. Il/elle construit et entretient des relations de collaboration avec toutes les composantes de formation et les différents services support de l'université.
Ses activités sont les suivantes :
• Piloter et manager les services administratifs de FCPS - Encadrer et animer l'équipe administrative composée de 13 agents de cat. A, 18 agents de cat. B et 4 agents de cat. C
• Assurer la gestion RH du service
• Coordonner et superviser l'activité du service en matière de scolarité, assurer la bonne mise en œuvre des procédures liées à la prise en charge et au bon déroulement de la scolarité des stagiaires de la FC
• Appuyer le pilotage du service en cohérence avec le projet stratégique d'établissement
• Garantir la circulation de l'information en interne et sa diffusion en externe via les supports adéquats (site web, intranet...) ;
• Garantir le pilotage du système d'information de la formation continue au sein de l'université, améliorer les outils et les documents, coordonner et optimiser le recueil des données statistiques, les mettre en forme et les analyser ;
• Assurer les relations administratives (enquêtes N6, VAE 67...) avec les tutelles ministérielles.
Il/elle assure la représentation du service dans les réunions et groupes de travail internes à l'université ou multipartenaires (réseau de la FCU, notamment).
Le/la responsable administratif/ve travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l'université, parmi lesquels :

Compétences
• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que de l'organisation de l'université ;
• Solide culture juridique, administrative et financière ;
• Maîtrise du fonctionnement de la formation continue et de la réglementation applicable, des différents dispositifs de la formation et de leurs modalités de financement ;
• Connaissance de la comptabilité analytique, des outils informatiques et des logiciels de gestion (FCA manager, APOGEE, SIFAC, OSE...) ;
• Maîtrise du processus d'élaboration de fiches de coûts ;

Savoirs faire
• Expérience d'encadrement et d'animation d'équipe, connaissance des techniques d'encadrement, de management d'une équipe et de gestion des conflits ;
• Maîtrise des techniques d'organisation et d'animation d'une réunion ;
• Maîtrise de la conduite de projet ;
• Capacité à rendre compte ;
• Capacité à répondre aux attentes d'un public très spécifique (reprise d'études) ;
• Aptitude à se coordonner avec les financeurs institutionnels (Pôle emploi...) ;

Savoirs être
• Appétence pour le travail en équipe ;
• Capacité de travail ;
• Rigueur et autonomie ;
• Discrétion ;
• Capacités d'écoute et de dialogue, notamment au sein d'une équipe constituée de personnes ayant des statuts différents (BIATSS, enseignants...).