Responsable administratif·ve du Département des Langues

Missions principales :
Pilotage administratif de la structure (scolarité, finances, ressources humaines et logistique) et encadrement de l'équipe administrative. 1. Encadrement hiérarchique de 6 gestionnaires de scolarité, 1 gestionnaire financière et 1 opérateur logistique :
- Conduite de réunions d'équipe régulières pour l'organisation du service selon le calendrier universitaire et la transmission des informations générales de l'établissement.
- Conduite des entretiens professionnels annuels ou intermédiaires. - Être le relais de la structure pour les demandes individuelles et les campagnes-emploi.
- Établissement d'une stratégie de formation pour les agents.
- Gestion des conventions de télétravail, des absences et du recrutement des agents.
2. Pilotage opérationnel du Département :
- Pilotage et participation à la construction du planning des cours de la structure (600 TD par semestre environ) : arbitrer des conflits d'emplois du temps, répondre aux besoins logistiques des enseignant·es, communiquer avec les différents services de planning de l'université, moderniser les outils...
- Rôle de conseil administratif auprès de la direction du Département et participation aux conseils de gestion (trimestriels).
- Appliquer les décisions du conseil de gestion.
- Etablissement de données statistiques et d'indicateurs internes.
- Suivi du budget du Département et de ses différents programmes financiers (dont projets CVEC), avec l'appui de la gestionnaire financière du Département.
- Communication interne et externe à destination des étudiant·es, enseignant·es et services administratifs de l'établissement.
- Participation à la transition numérique du Département et de l'établissement (déploiement de la TOIP, mise à jour régulière du site internet...).
3. Participation au pilotage opérationnel de l'établissement :
- Assister aux réunions de l'établissement et représenter le Département.
- Répondre aux enquêtes de l'établissement (DEVE, ORIVE, DSIUN...) et mettre à jour les indicateurs pour le dialogue de gestion annuel. - Participer aux différents groupes de travail de l'établissement, en lien avec les activités du Département.
- Faire le lien avec les autres UFR.
4. Suivi, aide et contrôle des activités administratives du Département (remplacement temporaire le cas échéant) :
- Scolarité :
- Planification de la rentrée universitaire et du calendrier annuel.
- Organisation des examens.
- Établissement des notes de cadrages en complément des RCC en vigueur.
- Accueil physique des étudiant·es pendant les périodes d'inscriptions pédagogiques.
- Gestion des anomalies et des cas difficiles.
- Paramétrage des logiciels de gestion (en lien avec la coordinatrice de la scolarité) et planification de l'évolution des outils de gestion.
- Réponse aux demandes des enseignant·es.
- Mise à jour régulière des canaux de communication (site internet, intranet, listes de diffusion interne...) en lien avec l'opérateur logistique. - Ressources humaines (enseignant·es titulaires et vacataires) :
- Suivi de la saisie des services prévisionnels et réalisés (en lien avec la gestionnaire financière et la gestionnaire chargée des enseignant·es vacataires) et des paiements.
- Orientation des enseignant·es vers les interlocuteur·rices adéquat·es selon leurs besoins.
- Mobilisation des ressources nécessaires pour la résolution des cas problématiques
- Finances : • Suivi du budget (dépenses et recettes) et des éventuelles anomalies. • Suivi des différents type de contrats. • Suivi des missions

• Connaissance des outils de gestion : APOGEE / SIFAC / OSE
• Connaissance, suivi et proposition d'évolution des outils informatiques internes (RESERVALANG et RESERVEXAM).
• Aisance avec les outils informatiques (dont SharePoint) et maîtrise du Pack Office (dont Excel).
• Techniques de management ; gestion des groupes et des conflits.
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur.
• Connaissances budgétaires générales.
• Techniques de communication.
• (Souhaité) Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).
Compétences opérationnelles :
• Réaliser des synthèses, des rapports ou des documents supports de la communication interne et externe.
• Conduire des entretiens.
• Déléguer et évaluer ; former si nécessaire.
• Encadrer / animer une équipe.
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
Savoir-être :
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Disponibilité et réactivité.
• Qualité d'écoute et sens du relationnel.
• Goût du travail en équipe.
• Sens du service public