Responsable administratif d'UFR

Sous l'autorité directe du Directeur de l'UFR06, le/la Responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs de la composante dont Il/elle assume l'encadrement, l'organisation et la coordination. Il ou elle participe au développement de la structure dans le cadre du POF Projet Offre de Formation, en cohérence avec les orientations stratégiques du département et de l'Université Paris 1, garantissant l'optimisation des ressources et le respect des procédures dans un environnement dynamique et exigeant. Comme tous les personnels BIATPSS, il est placé sous l'encadrement du Directeur général des services auquel il rend également compte.
L'UFR06 Gestion et Économie d'Entreprise est constitué de 8 pôles administratifs transversaux : le pôle de gestion pour la scolarité en Licence, le pôle de gestion pour la scolarité en Master, le pôle international, le pôle de gestion des formations en apprentissage, le pôle communication et relations entreprises.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1° PILOTAGE ET MANAGEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS DE L'ÉCOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
• Encadrement et animation de l'équipe administrative de l'UFR composée d'environ 28 agents de cat. A, agents de cat. B et agents de cat. C
• Suivi des services, des carrières et congés des personnels administratifs de l'UFR
• Réalisation des entretiens professionnels, des rapports de titularisation, des dossiers de promotions
• Gestion des conflits et des dossiers litigieux avec le concours de la direction des affaires juridiques
• Recrutement des personnels BIATPSS
• Accompagnement du développement professionnel des personnels
• Prévention des risques psychosociaux au sein de l'équipe administrative

2° AIDE AU PILOTAGE DE LA COMPOSANTE, CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU DIRECTEUR DE LA COMPOSANTE DANS L'ORIENTATION STRATÉGIQUE DE LA POLITIQUE DE L'ÉCOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE
• Formulation de propositions, préconisation de choix ou de solutions
• Sécurisation juridique des activités de la composante et veille juridique
• Représentation du directeur pour les domaines de l'administration et de la gestion
• Contribution aux réflexions et travaux relatifs aux projets et à la stratégie de la composante
• Appui à la Direction de l'UFR06 dans la préparation des conseils d'UFR et l'inscription dans l'ordre du jour, Élaboration du PV et des synthèses de délibération, coordination avec les instances, suivi et mise en application des décisions du conseil d'UFR
• Assurer le suivi des partenariats avec les entreprises, les institutions et les organismes de formation (conventions, financements, reporting).
• Participer à la gestion des accréditations (AACSB, EQUIS, etc.) en collaboration avec la direction et les responsables qualité.
3° GESTION ADMINISTRATIVE ET EN SCOLARITÉ
• Coordination de l'ensemble des opérations de la gestion de la scolarité des étudiants
• Accompagnement des campagnes de candidature, des commissions pédagogiques d'admission et des processus d'examen des dossiers jusqu'à leur admission (Parcoursup, Mon Master, Campus France et Ecandidat)
• Supervision et accompagnement, en relation avec le service du planning et les gestionnaires des différents diplômes, de l'établissement des plannings des enseignements pour chaque rentrée universitaire, en prenant en compte les demandes de modification de salle
• Supervision et accompagnement, en lien avec le délégué aux relations internationales, de l'accueil, de l'inscription et de la gestion des étudiants en séjour d'études (Erasmus et programmes internationaux)
• Supervision du bon déroulement des semestres d'enseignement, des sessions d'évaluation, ainsi qu'à l'organisation des jurys d'examens
• Suivi des services des Enseignants-Chercheurs titulaires
• Représentation de l'UFR pour la partie administrative auprès des instances de l'Université
• Correspondant des responsables des administrations de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne (DAFB, DAJI, DRH, DEVE, DL, DPI, DRI, DPEIP)
• Participation à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans statistiques
• Mise en place d'actions de communication en interne et en externe à destination des étudiants, des enseignants et des personnels administratifs
• Garantir le respect des normes (hygiène, sécurité, accessibilité, RGPD, etc.) et participer à la planification des travaux (maintenance, rénovation).
4° PILOTAGE BUDGÉTAIRE
• Suivi de l'élaboration du budget de l'EMS, en collaboration avec la direction des affaires financières et du budget (DAFB), en contrôler son exécution et assurer le suivi des budgets (enveloppe de formation et suivi de la campagne annuelle de collecte de la taxe d'apprentissage)
• Assurer le suivi des engagements et des mandats via les outils de gestion (SIFAC, Chorus, etc.), Superviser la facturation et le recouvrement des créances
• Participation à la recherche des financements (taxe d'apprentissage).

Savoirs (Connaissances)
• Réglementation :
• Droit de la fonction publique et statut des personnels de l'enseignement supérieur.
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire.
• Cadre juridique des marchés publics et des conventions.

• Environnement professionnel :
• Connaissance des enjeux du management et de l'enseignement supérieur.
• Maîtrise des processus administratifs d'une école ou d'un établissement public.

Savoir-faire (Compétences techniques)
• Gestion financière :
• Élaboration et suivi de budgets.
• Maîtrise des outils : SIFAC, APOGEE, PEGASE, Excel avancé.

• Gestion administrative :
• Pilotage des procédures RH, scolarité et logistique.
• Rédaction de notes, comptes-rendus et rapports.

• Management :
• Animation d'équipe, gestion des conflits, évaluation des performances.

• Outils bureautiques :
• Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Outils collaboratifs (SharePoint, ZoomWorkplace, Teams, etc.).

Savoir-être (Compétences comportementales)
• Organisation et méthodologie : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Leadership : Aptitude à motiver, fédérer et accompagner une équipe.
• Adaptabilité : Réactivité face aux changements et aux imprévus.
• Relationnel : Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, services centraux).
• Rigueur et discrétion : Respect des confidentialités et des engagements.
• Esprit d'initiative : Proposition d'améliorations et anticipation des besoins.