Responsable administratif d’Institut - F/H

Poste ouvert aux titulaires et contractuels
MISSIONS
• Assurer la responsabilité administrative et financière de l'Institut des Sciences Sociales du Travail (ISST) de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.
• Assurer la responsabilité administrative du site.
ACTIVITES PRINCIPALES
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
Pour l'ISST
§ Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations et objectifs stratégiques de l'établissement définis par la Direction et le Conseil d'administration ;
§ Assister le directeur dans la réalisation des projets de modernisation de l'établissement et assurer leur mise en œuvre administrative (ex : mise en place de nouvelles formations, de nouveaux diplôme, organisation de journées d'études avec les organisations syndicales et la Région...etc.) ;
§ Assurer le suivi des conventions pluriannuelles signées entre l'Institut et le Ministère du Travail dans le cadre des conventions de formation économique, sociale, environnementale et syndicale (FESES) et des conseillers prud'hommes (CPH) ;
§ Assurer le suivi des conventions signées entre l'Institut et les organisations syndicales dans le cadre des formations prud'homales ;
§ Assurer le suivi des conventions signées entre l'Institut et les autres organismes destinataires des formations non éligibles aux formations délivrées dans le cadre de la FESES ;
§ Contrôler et signer les attestations de formation ;
§ Superviser l'élaboration des statistiques administratives se rapportant aux activités de formation FESES et prud'homale ;
§ Elaborer et assurer le suivi des indicateurs et les tableaux de bord conventions avec le Ministère du Travail, et ceux nécessaires pour le dialogue de gestion avec l'université) ;
§ Réaliser le bilan financier et le budget prévisionnel de l'ISST pour son Conseil d'administration.
§ Rédiger et notifier les procès-verbaux du Conseil d'Administration.
§ Assister à la réunion des Responsables Administratifs (une fois par mois environ).
§ Participer au conseil de la documentation
§ Assister la direction dans la préparation des réunions.
Pour le site de Bourg-la-Reine
• Gérer toutes les questions d'ordre logistique liées au centre.

COMPTABILITÉ ET FINANCES
• Elaborer et gérer le budget de l'ISST en affectant les ressources aux différentes destinations de formations (FESES, formations prud'homales conventionnées, formations non éligibles au titre de la FESES... etc.). Suivre et contrôler (délégation de signature) l'exécution budgétaire, en rendre compte en interne (Direction et Conseil d'administration de l'ISST) et en externe (université et Ministère du travail) ;
• Optimiser l'allocation des ressources et la répartition des crédits dans le respect des décisions prises par la direction de l'ISST ;
• Superviser les relations avec les fournisseurs ;
• Superviser les remboursements effectués aux stagiaires à l'issue de leur stage et de leur participation au Journées de Droit Social ;
• Etablir les comptes-rendus financiers dans le cadre des conventions avec le Ministère du Travail ;
• Préparer la refacturation aux organisations syndicales des dépenses liées aux formations syndicales, dans le cadre des conventions avec ces organisations.

RESSOURCES HUMAINES
• Encadrer l'équipe administrative ;
• Assurer la mise en œuvre des procédures administratives et financières de gestion des personnels (avancements, réductions d'ancienneté, primes, congés...etc.) et conduire les entretiens professionnels ;
• Informer, orienter et encadrer les collègues administratifs pour leurs démarches de formation, promotion, concours, en lien avec le service de la Direction des ressources humaines et le service de la formation continue ;
• Superviser la gestion du service des enseignants (OSE), élaborer les conventions inter universitaires, gérer les informations d'autorisation de cumul et les décharges ;
• Assurer la gestion du service des vacataires (saisie des vacations sur OSE et effectuer le suivi des prises en charge).
• Vérifier le journal de paie mensuel.
• Informer la direction sur les besoins en matière d'emplois et de compétences (élaboration en interne d'une GPEC) ;
• Contrôler l'application des règles relatives à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail.

LOGISTIQUE
• Superviser l'allocation des locaux (planning des salles notamment) et autres infrastructures aux différentes activités se déroulant sur le site de Bourg-la-Reine ;
• Suivre les travaux et l'entretien du bâtiment en coordination avec la direction du patrimoine, de l'immobilier (DPI) et la direction de la logistique. ;Assurer le contrôle des travaux de maintenance en coordination avec le gardien.

COMMUNICATION
• Organiser la communication et l'information des agents et des services ;
• Assister la direction et les enseignants dans la rédaction de notes et/ou de courriers administratifs.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Droit public
• Réglementation en matière de formation syndicale (code du travail)
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances budgétaires générales
• Finances publiques
• La connaissance de l'organisation et le fonctionnement des organisations syndicales serait un plus
• Encadrer / Animer une équipe
• Déléguer et évaluer
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Concevoir des tableaux de bord
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents



• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel


• Maîtrise du pack office
• Maîtrise de OSE
• Maîtriser le logiciel SIFAC et SIFAC +


• Télétravail possible sous certaines conditions.