Responsable administratif d’Institut d’Études Judiciaires (IEJ) H/F

Sous l’autorité hiérarchique de la déléguée chargée de la direction générale des services et en lien fonctionnel avec la direction de l’IEJ, le/la responsable administratif·ve assure le pilotage et le bon fonctionnement de l’Institut d’Études Judiciaires.

À ce titre, il/elle :

• Assure la gestion administrative globale de l’IEJ
• Organise les formations préparatoires (CRFPA, ENM, commissaire de justice)
• Pilote l’organisation de l’examen d’entrée au CRFPA
• Veille à la régularité administrative et juridique des procédures
• Coordonne les activités du service et encadre l’équipe administrative

Pilotage administratif et organisation du service

• Assurer la responsabilité administrative de l’IEJ
• Encadrer, coordonner et superviser l’activité des secrétaires
• Assurer le suivi des dossiers administratifs et le respect des échéances
• Organiser et mettre à jour les outils de gestion (tableaux de bord, bases de données)

Gestion des formations et des étudiants

• Organiser et coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
• Élaborer les emplois du temps des formations (CRFPA, ENM)
• Organiser les galops d’essai et entraînements
• Assurer le lien avec les étudiants, les enseignants et la direction

Organisation des examens (notamment CRFPA)

Piloter l’organisation logistique et administrative des épreuves écrites et orales :

• • Réservation des salles
  • Convocation des candidats
  • Gestion des copies

• Constituer et coordonner les jurys d’examen et de correction
• Organiser les délibérations et assurer la diffusion des résultats
• Établir les procès-verbaux et assurer la saisie des notes

Gestion administrative et financière

• Préparer et suivre les dossiers de rémunération des intervenants et surveillants
• Établir les états de paiement
• Assurer le suivi des activités en lien avec les services financiers

Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires
• Répondre aux demandes d’information internes et externes
• Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs
• Assurer un rôle d’interface entre les étudiants, les intervenants et la direction

 Connaissance, savoir :

• Maîtrise des procédures administratives et de gestion dans l’enseignement supérieur
• Connaissance de l’organisation universitaire et des examens (souhaitée)
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion

Savoir-faire :

• Capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités
• Aptitude à encadrer une équipe et à travailler en transversalité

Savoir-être :

• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités
• Qualités relationnelles et sens du service public