Manager de projets / Project Manager (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’Université Paris-Saclay recrute un·e Manager de Projets (PM) à temps plein pour :

• assurer la mise en œuvre et le suivi du projet ‘HeatDDR: projet collaboratif (Doctoral Network) financé par la Commission européenne (Horizon Europe), dans le domaine de la biologie moléculaire et cellulaire, qui réunit 9 partenaires jusqu’en février 2029 ;
• venir en appui à la Manager du projet Sciences des Plantes de Saclay (SPS) pour la gestion opérationnelle de ce projet France2030 dans le domaine des sciences du végétal, qui réunit 6 laboratoires de la région sud-parisienne jusqu’en novembre 2028.

Le/la PM travaillera à 50% sur chacun des deux projets.

PROJET ‘HeatDDR’

Mission :

Placé·e aux côtés de la coordinatrice scientifique, le/la PM l’assistera dans la coordination du projet. Il/Elle aura pour mission d’assurer l’animation du consortium et d’en faciliter le fonctionnement général en conformité avec les termes de la convention de subvention (Grant Agreement) et de l’accord de consortium. Ces fonctions recouvriront ainsi un ensemble de tâches liées au management organisationnel, administratif, financier et juridique du projet ainsi qu’à la communication. Le/La PM travaillera en lien avec les services compétents de l’Université Paris-Saclay et des partenaires.

Activités principales :

• coordination du projet et communication ;
• superviser la mise en œuvre du projet et le suivi de son plan de travail avec la coordinatrice scientifique ;
• préparer, suivre et mettre à jour les outils de management nécessaires à la gestion du projet (guide méthodologique de procédures, site web avec espace collaboratif, etc.) ;
• assurer l’intermédiaire entre la Commission européenne et le consortium en lien avec les services compétents de l’Université ;
• animer le réseau et les échanges entre partenaires ;
• mettre en œuvre des actions de communication en interne (mailing, intranet, etc.) et en externe (préparation de communiqués de presse, coordination du site Internet, de la newsletter etc.) en lien avec les services compétents de l’Université (DirMarc) ;
• organiser et animer les réunions de consortium, les colloques, séminaires et workshops, avec la coordinatrice scientifique ;
• rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions de consortium ;
• gestion administrative et financière ;
• assister le laboratoire et les partenaires sur les aspects administratifs du projet, contrôler l’application des règles et procédures administratives propres à Horizon Europe et celles des établissements (Université Paris Saclay) ;
• suivre la production des livrables et participer à la rédaction des rapports d’activité ;
• suivre les dépenses en lien avec les services compétents (ventilation et transfert des fonds, mise à jour et suivi du budget, bilans récapitulatifs financiers internes, etc.) ;
• coordonner la préparation, la consolidation et la remise des rapports financiers en lien avec les services compétents et dans le respect des délais spécifiés par la Commission européenne.

S’assurer que tout document de justification est correctement établi et conservé par :

• l’université et par chaque partenaire, en prévision d’éventuels audits ;
• suivi juridique ;
• veiller au respect des obligations décrites dans la convention de subvention et l’accord de consortium ;
• suivre la mise à jour des documents contractuels (et avenants) en lien avec les services compétents ;
• informer et conseiller les partenaires sur des aspects juridiques.

PROJET SPS

Mission :

Sous la responsabilité de la Manager et du Comité Directeur SPS, et en relation avec le Comité de Pilotage, les différents Groupes de Travail, ainsi que les équipes scientifiques, administratives, financières et de communication des laboratoires et tutelles impliqués, le/la PM viendra en appui à la Manager SPS pour la gestion opérationnelle de l’EUR SPS.

Activités principales :

• communication / Événementiel ;
• animer des outils de communication interne et externe autour de SPS (entre autres site web et réseaux sociaux SPS, cibles allant de la communauté scientifique internationale au grand public, en passant par les étudiants·es et les différents partenaires potentiels académiques ou privés) ;
• organiser (coordination et logistique) des événements nationaux et internationaux en lien avec SPS : événements scientifiques (e.g. séminaires, congrès, écoles d’été), événements en relation avec le monde socio-économique, événements ou ateliers lors d’événements grand public ou destinés aux scolaires (e.g. Fête de la Science, etc..).

Le/La PM participera également de manière ponctuelle aux activités suivantes :

• animation scientifique ;
• venir en soutien aux Groupes de Travail transversaux (Formation, Recherche, Infrastructures, Innovation et Partenariat) qui se réunissent 5 fois par an en moyenne. En particulier, apporter un appui logistique (lancement, gestion, sélection, suivi) pour les divers appels à projets SPS (recherche, formation, innovation, équipements, animation scientifique) ;
• administration / Gestion ;
• participer à l’organisation, la préparation (instruction des points à traiter), l’animation, le reporting des réunions mensuelles du Comité de Pilotage ;
• Participer au suivi des indicateurs du projet ;
• Participer à l’écriture des rapports d’activité et des rapports financiers du projet.

Durée du contrat : CDD 1 an

Connaissances :

• Connaissances de l’environnement institutionnel européen et du paysage national et européen de la Recherche
• Sensibilité aux approches scientifiques serait un plus
• Connaissances générales sur la science ouverte (logiciel libre, données et publications ouvertes, etc.) appréciées
• Permis B souhaitable mais pas obligatoire

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils de communication (site web du projet, policy brief, communiqués de presse, etc.), des outils bureautiques (MS Office, LibreOffice) et collaboratifs
• Capacité de synthèse et de vulgarisation des procédures administratives européennes

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe, en lien avec des acteurs multiples, à distance et dans un contexte multiculturel
• Grandes capacités rédactionnelles et de communication
• Aisance à l’oral (prise de parole en public)
• Capacité d’adaptation, qualités relationnelles
• Capacités d’autonomie, d’organisation, de rigueur et de réactivité fortes

Modalités de candidature :

Le dossier de candidature doit comporter un CV, une lettre de motivation, ainsi que deux lettres de recommandation ou les coordonnées de 2 personnes pouvant servir de références.