Gestionnaire scolarité en charge des examens de l'UFR Pharmacie H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité du responsable de service, l’agent·e assure principalement la gestion des examens des étudiants·es inscrits·es à la faculté de Pharmacie, le pilotage de la gestion des archives du service, et la réservation des salles.

Missions principales de l’agent·e :

Gestion des Examens

• Élaboration des calendriers d’examens en liaison avec les enseignants·es ;
• Gestion des sujets d’examens et concours ;
• Reprographie des sujets d’examens et concours ;
• Coordination et suivi des prestataires en charge des surveillances des examens ;
• Organisation des surveillances d’examens assurées par les enseignants·es ;
• Participation à la réservation des locaux d’enseignement et d’examen ;
• Gestion logistique des épreuves (organisation, calendrier, surveillances…) ;
• Anonymat des copies d’examen ;
• Gestion des dossiers "Fraudes aux examens" ;
• Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants·es ;
• Mise en œuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées) ;
• Classement et archivage des sujets et des copies d’examen ;
• Organisation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs.

Gestion du planning des salles

• Référent·e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.) ;
• Gestion des réservations de salles de l’UFR Pharmacie via Celcat.

Gestion des archives

• Référent·e pour la gestion des archives du service ;
• Pilotage pour le service de la mise en œuvre des procédures et actions d’archivage ;
• Assurer la veille règlementaire ;
• Assurer les relations et les transferts à l’institution patrimoniale des archives historiques ;
• Gérer les espaces de stockage (taux d’occupation, conditions de conservation).

Participation à l’activité du Service Scolarité

• Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
• Suivi des congés des agents·es du services ;
• Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants·es) ;
• Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
• Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.

Connaissance, savoir :

• Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
• De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils

Savoir-faire :

• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir travailler en équipe
• Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l’organisation

Savoir-être :

• Grande disponibilité afin de faire face aux situations d’urgence
• Posséder de solides qualités relationnelles
• Être organisé et rigoureux
• Établir des relations directes avec l’extérieur
• Savoir s’adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures