Gestionnaire pour le service des Affaires Générales de l'UFR de Pharmacie H/F

Ce poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service des Affaires Générales assure le soutien logistique à l’ensemble des service administratifs, d’enseignement, et de recherche du Bâtiment Henri Moissan. Il gère notamment les livraisons, les achats de l’ensemble des fonctions soutien et support des services administratifs de la Faculté, ainsi que les demandes d’évènements organisés par les associations étudiantes et les services.

L'agent est hiérarchiquement rattaché à la Responsable du service des Affaires Générales.

Missions principales :

• Gérer les demandes de réservation de salles sur l’application Celcat
• Travailler en transversal avec le service scolarité pour la gestion des salles et des plannings

Missions secondaires :

• Gérer les demandes de badges de l'UFR sur l’application dédiée
• Transmettre à la société de sécurité les autorisations d’accès en période de fermeture
• Participer à l’activité du secrétariat mutualisé des 3 services logistiques, en l’absence de l’assistante mutualisée du service

Connaissance, savoir :

• Règles de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance de l’environnement universitaire
• Etre à l’aise avec les logiciels de gestion de bases de données (formations possibles)

Savoir-faire :

• Accueillir les populations concernées
• Suivre un dossier administratif et en conserver les pièces
• Prioriser les tâches

Savoir-être :

• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie
• Organisation, rigueur
• Réactivité
• Discrétion, savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir écouter et recueillir les demandes des agents du service et des services extérieurs