Gestionnaire offre de formation et scolarité H/F

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services.

La direction est articulée autour de 4 pôles :

• Offre de formation, SI Formation et Scolarité
• Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle
• Orientation et Insertion Professionnelle
• Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le/La Gestionnaire offre de formation et scolarité exerce ses activités au sein du pôle Offre de Formation, SI Formation et Scolarité (OFSI) de la DFR.

Il/Elle participe à la mise en œuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ainsi qu’au suivi de l’offre de formation.

Il/Elle travaille sous la responsabilité de la cheffe de pôle et en étroite collaboration avec l’ensemble des collègues du pôle OFSI et la chargée de missions Apogée et parcours étudiant.

Activités principales de l’agent·e :

Participation aux assistances utilisateurs·rices (aide au paramétrage fonctionnel de l’application et assistance aux usagers·ères) pour les procédures suivantes :

• Admissions (candidatures)
• Inscriptions administratives
• Saisines

 Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité de gestion de la scolarité :

• Participer à la fiabilisation des données en lien avec les scolarités des composantes ; contrôler la qualité et la cohérence des données saisies dans les applications
• Participer aux remontées SISE et aux corrections des anomalies SISE
• Maintenir la qualité des données de l’offre de formation en interconnexion avec les plateformes de candidature
• Concevoir et diffuser des supports d’aide à destination des gestionnaires et des usagers·ères

Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité :

• Gérer la procédure de l’utilisation du Prénom d’Usage
• Être le ou la référente SI de la procédure des césures
• Participer aux réflexions d’évolution des outils
• Participer aux activités globales du pôle, et notamment le soutien à l’activité sur les autres outils de scolarité de la Direction

Participation à la communication concernant l’Offre de formation :

• Participer à la mise à jour des sites internet promouvant l’offre de formation (sites UPSaclay, trouver mon master.gouv, Onisep…)
• S’assurer de la complétude et la lisibilité de l’offre de formation sur les pages web dédiées
• Élaborer et mettre à jour les fiches de procédures
• Participer aux réunions réseau des services de scolarité des composantes, écoles composantes et universités membres associées

Type du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation de l’université
• Connaître l’organisation de l’offre de formation universitaire
• Maîtriser la réglementation de la scolarité
• Notion de l’application Apogée souhaitée
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office)
• Savoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmission des connaissances
• Savoir concevoir des procédures et des systèmes adaptés aux besoins

Savoir-faire :

• Être capable de rendre opérationnelle une veille réglementaire
• Avoir un attrait pour la gestion administrative
• Être capable d’entretenir un réseau
• Informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Planifier son activité
• Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité
• Être capable de communiquer et de conduire une relation avec différents services
• Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l’état d’avancement des activités

Savoir-être :

• Proactivité et capacité à proposer des améliorations.
• Discrétion
• Faire preuve d’organisation
• Rigueur, fiabilité et assiduité
• Sens du relationnel
• Autonomie
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité à assurer la continuité du service
• Avoir le sens du service
• Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·rices
• Faire preuve d’adaptation