Gestionnaire évènementiel F/H (réf. 2025-1239)

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire Évènementiel-le
Catégorie : B
Corps :Tech
BAP : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 3 ans.
Poste à pourvoir dès que possible.

Mission :
Sous l'autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l'activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.


Activités principales :

• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux…
• Instruire les dossiers de réservation d'espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
• Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
• Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l'activité événementielle
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier
• Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice :

• Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres à la valorisation des espaces dans un établissement public d'enseignement supérieur
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en réseau
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (maîtrise du Pack Office, connaissance de SIFAC / SAP, connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
• Mettre en oeuvre une démarche qualité

Compétences comportementales :

• Sens relationnel (diplomatie et accueil)
• Sens de l'organisation et méthodologie
• Rigueur / Fiabilité
• Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement complexe
• Curiosité

Diplôme demandé : Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité
Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, assistanat commercial