Gestionnaire de scolarité second cycle F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Description (missions, équipe,…) : Sorbonne Université – Faculté de santé Service de la scolarité « 2ème cycle »

Le service de la scolarité prend en charge la gestion administrative et pédagogique du 2ème cycle des études médicales, de l’inscription des étudiants à la délivrance du diplôme, ainsi que la gestion administrative des études de maïeutique (inscription et délivrance des diplômes).

Il comprend également un pôle secrétariat pédagogique qui prend en charge les départements d’enseignement de médecine générale et de pédiatrie, ainsi plusieurs DU/DIU.

Le service est composé de 12 agents (9 catégories C, 2 catégories B et 1 catégorie A) encadrés par le chef de service et son adjointe.

Localisation : site Saint-Antoine, Paris 12ème

Fonctions : Gestionnaire de scolarité second cycle
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Le poste est à pouvoir à compter du 01 septembre 2025.

Mission : gestionnaire de scolarité – gestion de la 5 et 6ème année du cursus médecine (2ème et 3ème année du Diplôme de Formation Approfondie en Sciences Médicales – DFASM2-3

Activités principales :

• Inscription des étudiants
• Gestion des plannings des enseignements :

- Elaboration des plannings

- Transmission des plannings aux enseignants et aux étudiants

- Gestion des modifications de planning

- Mise en ligne du planning (MOODLE)

• Mise en ligne de documents pédagogiques (MOODLE)
• Gestions des conférences

- Vérification de la mise en ligne sur la plateforme UNESS des conférences

- Inscriptions des étudiants et paramétrages

- Démarrage de la conférence dans la salle

• Gestion des stages hospitaliers

- Gestion des attestations de validation de stages

- Saisie des validations de stages dans la base de données (APOGEE)

- Organisation des examens oraux de stages :

1. Transmission des groupes d’étudiants aux jurys
2. Collecte des notes

•  Gestion des évaluations des enseignements et des stages :

- Traitement des évaluations

- Transmissions aux enseignants ou Chefs de services hospitaliers

• Gestion des examens :

- Organisation des épreuves

- Traitement des résultats

- Organisation des jurys de délibération

• Délivrance de documents administratifs (certificats de scolarité, relevés de notes, …)
• Gestion des dossiers de transfert

- Renseignement des usagers

- Réception de dossiers et étude de leur recevabilité

- Préparation de la commission de transfert

• Accueil physique et téléphonique
• Participation à l’organisation des épreuves dématérialisées nationales (dont les épreuves préparatoires)
• Participation aux différentes tâches transversales : archivages, organisation des élections, ...

Conduite de projets : non

Encadrement : non

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et notamment de l’UFR de santé
• Connaissances générales des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques standards de bureautique (word, excel)
• Maîtrise des différentes plateformes numériques : MOODLE, UNESS
• Maitrise de la base de données APOGEE

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité