Gestionnaire de scolarité - ref 79/80

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du bureau des formations en sciences médicales.


Organiser la gestion administrative des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants durant leur année
- Suivre les inscriptions administratives
- Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l'application
- Elaborer et communiquer les emplois du temps
- Editer les procès-verbaux d'examens, préparer et suivre les délibérations du jury
- Publier les résultats
- Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site de l'université.
- Créer les emplois du temps des cours (CM, TD ou TP) et réserver les salles sur l'outil CELCAT
- Organiser les rencontres pédagogiques
- Gestion et suivi des demandes de VA85
- Préparation de la commission de sélection des candidats sur la plateforme e-candidat
- Préparer les contrats pédagogiques
- Gestion des UE optionnelles
Organiser les examens :
- Assurer le suivi et l'organisation des examens
- Préparer le matériel de composition nécessaire.
- Surveiller les épreuves


- Aide ponctuelle apportée aux collègues gestionnaires de scolarités
- Participation à la surveillance des examens du Département de Médecine Maïeutique Paramédical
- Participation aux événements de la Faculté de santé (EDN, ECOS, tenue bureaux de vote...)


Informations complémentaires / sujétions du poste
Horaires décalés en périodes d'examens – télétravail possible après 1 an d'ancienneté


Avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l'université Paul Sabatier Toulouse
- Connaissance de l'environnement et de la réglementation des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Connaissance du déroulement des études médicales.
- Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques



Savoir faire technique :
- Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia, trouver mon master, ecandidat)
- Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maitrise des techniques de rédaction administratives
- Planification et organisation de sa charge de travail


Savoirs comportementaux :
- Sens de l'initiative, Adaptation, Rigueur et Précision
- Travail en équipe
- Capacités relationnelles et de communication
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Discrétion, polyvalence, réactivité et dynamisme


Diplômes requis : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté


Conditions générales du poste
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Departement MMP – 133 route de Narbonne 31400 TOULOUSE