Gestionnaire de scolarité

La faculté de Médecine 

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Ile de France. Elle Forme des étudiants·es au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients·es.

La Faculté de médecine compte :

• 8000 étudiants·es
• 370 enseignants·es-chercheurs·es
• 150 personnels·es BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) -
• L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Missions du service :

Au sein du Département Universitaire de Formation en Sciences Infirmières et sous la responsabilité de la coordinatrice administrative et pédagogique du Département, le/la gestionnaire assure l’accueil et le suivi administratif et pédagogique des étudiants·es (environ 2700 étudiants·es sur trois années de formation en sciences). Il/elle apporte une assistance technique et logistique en collaboration avec les autres services de la Faculté lorsque cela s’avère nécessaire.

Le DUFSI assure l’Universitarisation des formations en Santé (infirmiers, manipulateurs radio…) et participe, notamment, à la mise en place de programmes d’enseignement et d’évaluation destinés aux élèves infirmiers·ères, en coordination avec les 7 IFSI rattachés à l’Université Paris-Saclay via une convention de partenariat tripartite (Université Paris-Saclay/APHP-Instituts et Conseil Régional d’Ile-de-France).

Activités principales de l’agent·e :

• Accueillir, informer et orienter les étudiants·es
• Gestion de la boîte mail du Département
• Information, suivi et gestion des procédures d’inscription administratives à l’Université (IA primo, Apoweb, eCandidat…)
• Vérifications et corrections de la base Apogée
• Mise en forme des courriers, supports écrits et modes opératoires en collaboration avec les équipes
• Classement, archivage
• Enregistrement des données et suivi des tableaux de bord
• Soutien logistique à l’organisation des enseignements, réunions et examens
• Préparation des évaluations, gestion des copies et organisation des corrections
• Édition et envoi des attestations de réussite
• Élaboration de documents divers…

Activités spécifiques de l’agent·e :

• Gestion et réservation des salles sur Celcat
• Planning des cours et programmation des amphis de révision et/ou correction
• Préparation technique et logistique des évaluations
• Paramétrage des évaluations en distanciel sur la plateforme eCampus
• Gestion de la page internet du DUFSI et mise à jour des informations
• Programmation des retransmissions sur l’IFSI A. Béclère et suivi
• Suivi et mise en ligne des supports de cours sur la plateforme eCampus
• Gestion des espaces de cours FSI et FMEM sur eCampus
• Gestion et animation de la page Facebook du DUFSI
• Création de tutoriels à destination des étudiants·es
• Assistance multimédia : aide et conseils aux utilisateurs (étudiants·es, intervenants·es, formateurs·trices)
• Préparation et participation aux divers évènements (rentrée des étudiants·es, Journées Portes Ouvertes…)
• Contribution à l’établissement des documents liés à la gestion financière du Département

Connaissances, savoirs :

• Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement de la structure et de son environnement
• Notions de la réglementation en vigueur et des dispositifs relatifs à l’enseignement supérieur
• Connaissance générale des techniques de secrétariat, classement et archivage

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel- utilisation des macros-), Internet et messagerie
• Maîtrise des applications pédagogiques (Apogée, E-Candidat, Unicampus , E-Campus,…)
• Utiliser un logiciel de planification (CELCAT)
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Rendre compte des problèmes rencontrés
• Qualités relationnelles (accueil physique et téléphonique)
• Savoir faire face aux urgences et/ou pics d’activité

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et en autonomie
• Capacité à hiérarchiser les priorités
• Qualités relationnelles, discrétion et réactivité
• Disponibilité, méthodologie et rigueur
• Prise d’initiatives, force de proposition