Gestionnaire de scolarité H/F

Gestion de scolarité en langues
1. Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
2. Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
3. Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d'une vingtaine d' enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2
4. Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
5. Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
6. Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 sur Reservexam, et session 2)
7. Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
8. Classement et archivage des copies d'examen
9. Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC pour les inscriptions en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques), et les inscriptions au test TOEIC (traitement des demandes, mise en paiement, envoi des convocations)
10. Gestion de la semaine d'intégration de Français Langue Etrangère S1 et S2, avec la coordinatrice du FLE et en lien avec la Direction des Relations Internationales : inscriptions des étudiant.es en mobilité entrante aux entretiens de niveau, envoi des convocation, suivi des modifications, information
Missions spécifiques (scolarité et/ou gestion administrative) susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.
Présentation du Département des Langues (DDL) : Le Département des langues est une structure transversale de Paris 1, qui dispense 14 langues (11 vivantes et 3 anciennes) à 25 000 étudiant.es chaque année, encadré.es par 91 enseignant.es titulaires (et assimilé.es ) et une centaine d' enseignant.es vacataires. Le Département des langues accueille des étudiant.es de toutes les UFR et composantes de l'université, ainsi que des étudiant.es étrangèr.es exilé.es, réfugié.es ou demandeur.euses d'asile dans le cadre de 2 diplômes universitaires.
L'équipe administrative est composée de 9 BIATSS :
- 1 responsable administrative
- 1 responsable de scolarité
- 5 gestionnaires de scolarité
- 1 gestionnaire financière
- 1 technicien logistique

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)
- Une connaissance du logiciel OSE pour les services d'enseignement serait un plus
- Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL
- Bonnes connaissances sur le fonctionnement d'une scolarité et sur les règlements
- Connaissances générales sur l'enseignement supérieur et sur le fonctionnement d'une université
- Anglais B2 minimum pour la gestion de la semaine d'intégration FLE et pour l'accueil des étudiant.es
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Autonomie
- Travailler en équipe
- Réactivité
- Excellent contact humain
- Patience
- Sens du service public
- Bonne qualité d'expression écrite et orale

Contraintes particulières liées aux activités du service :
- Ponctualité liée au respect des horaires d'ouverture du public
- Disponibilité le samedi pour les journées d'examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agents gérant le TOEIC) – présence récupérée avec un jour de congé