Gestionnaire de scolarité -184- F-H

La ou le gestionnaire de scolarité exécute, sous la responsabilité de son/sa chef.fe de service, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il/Elle accueille et répond aux sollicitations des étudiants et collabore avec les enseignants et les responsables de formation. Il/Elle travaille en équipe pour assurer la continuité du service dans le cadre de pratiques professionnelles harmonisées.

- Accueillir, orienter et informer les étudiants (physique, téléphonique et informatique).
- Communiquer envers les étudiants par les logiciels type Moodle ou SCOUT.
- Saisir les Emplois du temps (EDT) dans le logiciel CelCat et réserver des salles d'enseignement.
- Procéder aux modifications ponctuelles des EDT dans le logiciel CELCAT en cours de semestre.
- Informer les étudiants et les enseignants des EDT et des changements effectués.
- Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, le cas échant.
- Vérifier les Inscriptions pédagogiques (IP) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement.
- Constituer les groupes.
- Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants.
- Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d'aménagement de scolarité et aménagement d'épreuves des étudiants concernés (Régimes spéciaux : situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc.).
- Organiser les épreuves d'examen en contrôle terminal (CT) :
Avant les épreuves :
- Remplir le tableau des préférences avec les enseignants
- Prévoir l'aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap
- Etablir et saisir les plannings d'examens.
- Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.
- Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.
- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.
Après les épreuves :
- Remplir le tableau des préférences avec les enseignants
- Prévoir l'aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap
- Etablir et saisir les plannings d'examens.
- Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.
- Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.
- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.
- Récupérer les PV de surveillance, les listes d'émargement, et le reliquat du matériel de composition non utilisé. Si besoin, participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.
- Récupérer les certificats médicaux justifiants d'une absence aux examens ;
- Saisir les notes sur le logiciel APOGEE, éditer les fichiers d'export/import et les transmettre aux enseignants.
- Importer les notes des examens, lancer les calculs des notes et les résultats, vérifier et faire remonter les écarts, saisir les absences, éditer les procès-verbaux pour les jurys.
- Elaborer les maquettes de relevé de notes et de PV de jury pour chaque formation.
- Editer et communiquer les relevés de notes et les résultats.
Conditions générales du poste
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100 %
· Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre1801 € et 1900 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Université de Toulouse

Connaissances :


Avoir une connaissance de base de l'environnement et de la culture universitaire. - Connaître l'offre de formation de l'UPS et de la FSI. - Connaître l'organisation générale des formations L, M, D. - Appliquer la réglementation en référence à l'activité du poste. - Connaître et respecter les procédures mises en place par l'UPS, la FSI et la Division de la Formation. - Connaitre les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU.
- Connaître la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de prgression des licences et des masters, les règles générale de l'organisation des enseignements.
Savoir faire technique :
Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Celcat, Excel
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.
Savoirs comportementaux :
- Adaptabilité au public, maîtrise de soi. - Etre disponible pour les étudiants et les enseignants. - Capacité d'organisation et d'anticipation. - Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants. - Respecter la confidentialité des informations et des données. - Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes ou universités. - Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service. - Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures. - Rendre compte à son responsable.


Diplômes requis : Baccalauréat
Expérience souhaitée : une expérience au sein d'un service de scolarité universitaire serait appréciée.
Avantages :
• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations