Gestionnaire de la scolarité des étudiants du Collège de Droit et appui aux procédures Parcoursup et Ecandidat

Le ou la gestionnaire est responsable de la gestion de la scolarité des étudiants inscrits en L1 de Droit et plus spécifiquement à ceux inscrits au DU Collège de Droit. Elle apporte également son appui aux campagnes de candidatures Parcoursup (L1 Droit, L1 Collège de Droit, L1 Droit/Histoire de l'art et L1 Droit/Economie) et Ecandidat (L2 et L3 Droit, L2 et L3 Droit/Histoire de l'art et Droit/Economie))
Toutefois, une polyvalence est assurée au sein de la scolarité malgré le domaine de gestion de chacun et un appui est requis lors des périodes de forte activité (préparation de la rentrée universitaire et des IPWeb, lors de la préparation et du déroulement des inscriptions pédagogiques, etc.).
Activité 1 : Appui à la gestion des étudiants de L1 et PARCOURSUP
• Etre investi dans la mise en place et la mise en œuvre de Parcoursup et gestion des recours
• Assurer l'accueil et l'information des étudiants inscrits dans l'une des licences 1 de droit de l'EDS
• Participer, avec l'appui des personnels de l'accueil des Licences 1, à la réception téléphonique et individuelle des étudiants : orientation, renseignement et conseils
• Proposer un accompagnement dédié aux étudiants de L1 selon leurs parcours précédent (baccalauréat, CPGE, autres licences ...)
• Soutenir la communication de l'EDS à destination des lycéens qui seraient intéressés par les formations de licence de l'EDS
• Participer à l'information des lycéens et des étudiants lors des Journées Portes Ouvertes (JPO) et lors des journées d'accueil de rentrée dédiées aux L1
• Organisation de la commission de réorientation et gestion pédagogique des étudiants réorientés : inscriptions pédagogiques, saisie des résultats, édition et vérification des PV de délibération et des relevés de notes
• Appui à la gestion des sessions d'examens en collaboration avec les autres gestionnaires de la Licence : (émargement des étudiants à l'entrée des amphis pour les épreuves écrites), surveillance des épreuves, gestion des étudiants en tiers temps, édition et vérification des PV de délibération et des listes de résultats
Activité 2 : Gestion des candidatures de L2 et L3 de droit / L2 et L3 droit-économie / L2 et L3 droit-histoire de l'art
• Informer les étudiants et les parents d'élèves sur les procédures de candidature par les différents canaux de communication (accueil physique et téléphonique, participation à la Journée Portes Ouvertes, courrier électronique)
• Vérifier et assurer le suivi des dossiers de candidatures sur l'application Ecandidat
• Accompagner le jury dans la sélection des étudiants (pré-tri des candidatures), organiser les Commissions de sélection et envoyer aux étudiants les décisions après examen des dossiers
• Gérer les demandes de recours gracieux
• Collaborer avec le service des inscriptions administratives pour les étudiants « entrants »
Activité 3 : Gestion du Collège de Droit
• Informer les étudiants et les candidats sur le DU Collège de Droit
• Gérer la scolarité du DU Collège de Droit (3 années) : inscriptions pédagogiques, planification des cours en lien avec les enseignants, convocation aux examens, organisation des jurys de délibération, saisie des résultats, édition et vérification des PV de délibération et des relevés de notes
• Organiser les événements du Collège de Droit (pré-rentrée, remise de diplômes, cocktail de rentrée) : réserver les salles, demander des devis au traiteur, inviter les étudiants et enseignants concernés, gérer la logistique lors de l'événement
• Gérer le budget du Collège de Droit, en lien avec le responsable financier du Département : demander des devis, créer des tableaux de bord, saisir les bons de commande sur SIFAC et suivre l'exécution des crédits sur l'EOTP du Collège
• Apporter un appui à la mise en place des maquettes et assurer le suivi des modalités de contrôle des connaissances

Ce poste nécessite une grande disponibilité en période d'examens ainsi qu'une rigueur et une discrétion irréprochables.
Les « savoirs » :
• Connaître la réglementation applicable en scolarité
• Connaître le milieu universitaire
• Connaître les techniques et règles de classement et d'archivage
• Maîtriser le logiciel Apogée
Les « savoir-faire » :
• S'exprimer oralement et par écrit
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
• Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
Les « savoir-faire » comportementaux :
• Avoir le sens de l'accueil et être disponible
• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre polyvalent et autonome
• Etre méthodique et rigoureux
• Etre dynamique et réactif
• Avoir le sens du service public
• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public