Gestionnaire de formation

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Conseil et orientation
• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
• Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...
• Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.
Gestion administrative
• Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...
• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF...
• Assurer le classement et l'archivage
Gestion scolarité
• Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE
• Organiser les délibérations
• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique
• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
Gestion financière
• Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des mises en paiement
• Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Assistance logistique
• Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
• Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations
Démarche qualité en continu
• Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
• Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
• Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
• Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l'université
• Appliquer les innovations dans la fonction tel que l'utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
• Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance
• Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l'Agence Comptable...)
• Assurer la continuité de service lors de l'absence d'un personnel du pôle formation
• Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie

Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IV
Expérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative
Savoir-faire :
• Maitriser les techniques de gestion administratives
• Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
• Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
• Etre organisé.e et rigoureu.x.se
• Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
• Travailler en équipe
Outils spécifiques à l'activité :
• Pack office / messagerie
• Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI
• Kairos
• Espace des Organismes de Formation (EDOF)
• Transition Pro
• ZOOM