Gestionnaire de formation H/F

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants/étudiantes réparti·es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Missions du service / positionnement hiérarchique :

Le service des formations et de la vie étudiante regroupe les activités de scolarité pour l’ensemble des étudiants/étudiantes de l’IUT et les activités pédagogiques pour les départements Chimie et Mesures Physiques.

Ce service de 5 agents de catégorie B et de 2 agents de catégorie C réalise ces missions sous l’autorité d’une responsable de service, en collaboration avec les chef·fes de département.

Le/la gestionnaire interviendra sur deux volets, avec pour l’ensemble de l’IUT, les activités transversales liées à l’apprentissage, à la formation continue ainsi qu’à la validation des acquis de l’expérience (VAE) en lien avec les responsables de formations, les gestionnaires, la chargée des relations entreprises, et pour le département informatique, la partie scolarité en binôme avec une autre gestionnaire de formation et en lien avec le secrétariat pédagogique du département.

Missions de référent apprentissage / formation continue / validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation administrative des candidat·es
• Veiller au bon déroulement des process de recrutement
• Assurer le suivi administratif et financier des candidats retenus et des formations concernées (tableaux de bord, enquêtes…)
• Assurer l’organisation des jurys
• Entretenir les relations avec les CFA et entreprises en lien avec les responsables de formations et les autres gestionnaires de formation en charge de l’apprentissage
• Participer aux réunions et aux groupes de travail avec les services centraux de l’université
• Assurer la veille réglementaire et la relayer à la responsable du service
• Participer au pilotage dans le cadre de la certification Qualiopi pour la formation continue,

Missions concernant le département informatique :

• Assurer les inscriptions administratives du département
• Suivre les étudiants/étudiantes boursiers/boursières avec le versement et le remboursement des frais de scolarité
• Participer à la fiabilisation des données du logiciel Apogée
• Intervenir pour la préparation et la bonne réalisation des jurys
• Assurer la distribution des diplômes et attestations de réussite

Dans le cadre de ses missions, le/la gestionnaire sera amené·e à :

• Collecter et organiser les informations pour la mise à jour du site web de l'IUT d'Orsay en collaboration avec les enseignant·es, la direction et le service pilotage de l’information
• Favoriser l’entraide et la solidarité entre collègues
• Proposer des actions d’amélioration continue, en lien avec les différents acteurs/actrices
• Participer aux divers événements de l'établissement sur site et sur le temps de travail classique : journées portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes, forum entreprises, salons…

Connaissance, savoir :

• Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances de la réglementation dans le domaine de la scolarité, de l’apprentissage, formation continue et VAE (formations possibles)
• Connaissances sur l’amélioration continue
• Communication en langue anglaise serait un plus

 Savoir-faire :

• Rendre compte de l’activité à sa hiérarchie
• Conduire un projet
• Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,)
• Analyser et gérer les priorités
• Savoir analyser une demande et transmettre la bonne information
• Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Maîtriser l’environnement bureautique et l’informatique et les outils appliqués à la gestion (formations possibles)
• Avoir une expérience ou une appétence pour la démarche d’amélioration continue

Savoir-être :

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Sens de l’initiative
• Adaptabilité
• Aisance dans les situations relationnelles avec les personnels et usagers de l’établissement
• Sens de l’écoute et de la communication
• Autonomie