Gestionnaire de formation continue F/H - 193/194

Le/la gestionnaire assure l'inscription, administrative et financière des actions de formation spécifiques aux Diplomes Nationaux.
Ce bureau fait appel à 14 plateformes d'organismes différents, à 9 procédures et différents modes opératoires.


1- Assurer l'accompagnement administratif, financier et social des publics FTLV des alternants
- Accueillir le public FTLV
- Identifier et analyser la demande
- Orienter vers l'interlocuteur et/ou le service adéquat à la demande
- Informer les différents publics
- Informer individuellement sur l'offre de formation, les conditions d'accès à la formation et sur les sources de financement possible.


2- Inscrire les stagiaires
- Identifier les dispositifs de formation professionnelle appropriés en fonction de la situation du stagiaire
- Collecter des informations auprès des responsables et secrétariats pédagogiques
- Contrôler l'ensemble des pièces constitutives du dossier d'inscription
- Constituer le dossier de prise en charge financière et établir le devis
- Assurer l'inscription administrative du stagiaire sur le logiciel APOGEE
- Assurer la saisie des données relativés aux stages et stagiaires dans le système d'information interne
- Etablir les conventions ou contrats de formation professionnelle


3- Assurer la gestion des stagiaires
- Assurer le suivi et la gestion des assiduités
- Etablir la pré-facturation et l'ajuster le cas échéant au vu de la présence effective du stagiaire
- Envoyer la facture définitive avec les pièces justificatives
- Gestion des factures impayées mensuellement
- Contribuer à l'établissement de la convention de stage en entreprise (le cas échéant)
- Suivre le stagiaire dans son cursus universitaire et l'accompagner dans l'évolution de sa situation économique et sociale


4- Certifier les stagiaires
- Mettre en place les jurys et élaborer les convocations (le cas échant)
- Gérer l'édition et la remise des attestations de fin de formation, des diplômes et/ou des attestations de validation des dtages (le cas échéant)
- Classer les diplômes
- Archiver le dossier des stagiaires


5- Assurer le suivi des diplômés
- Réaliser l'enquête sur l'insertion professionnelle (le cas échant)


6- Accompagner le stagiaire dans ses démarches à caractère social
- Informer le stagiaire de ses droits
- Constituer les dossiers de demande d'aide sociale auprès d'organismes tels que France Travail et la Région Occitanie


7- Participer à des manifestations institutionnelles grand public


8- Participer à la démarche Qualiopi
- Répondre au référentiel qualité Qualiopi dans son périmètre
- Etre amené en cas de contrôle qualité à être audité
- Participer aux réunions et aux groupes de travail sur l'amélioration continue


Conditions générales du poste
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert uniquement aux contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : MFCA

Connaissances :
L'offre de formation de l'Etablissement, l'organisation et le fonctionnement de l'Université de Toulouse, la règlementation en matière de formation professionnelle.



Savoir faire technique :
Maîtrise des systèmes d'information interne et de gestion (plateformes, logiciels)
Maîtrise et utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Access, Power point, Messagerie)
Capacité à respecter l'organisation collective du travail
Organisation, rigueur et efficacité (respect des délais et des procédures, sens de l'organisation et attention portée à la qualité du travail effectué)



Savoirs comportementaux :
Dynamisme
Implication dans un travail de groupe,
Autonomie ;
Discernement et sens des intitiatives dans l'exercice de ses attributions ;
Capacité d'adaptation, capacité à travailler en équipe ;
Aptitude relationnelle avec le public, les professionnels de l'enseignement supérieur et les partenaires de la formation continue



Expérience souhaitée : 2 ans



Avantages :
• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations