Gestionnaire administratif H/F

La faculté de Médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 6 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants·es au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients·es+.

La Faculté de médecine compte :

• 8000 étudiants·es
• 370 enseignants·es-chercheurs·es
• 150 personnels·les BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs MASTERS, 3 Écoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) -
• L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Missions principales de l’agent·e :

Placé·e sous l‘autorité du responsable du département de la formation médicale continue, le/la gestionnaire administratif·ve devra assurer les activités de gestion administrative générale au sein du département de la formation médicale continue.

Activités principales :

• Assurer le suivi administratif des activités du service en renfort et appui
• Assurer le suivi des actions de formation, leur habilitation, en appui
• Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes, mettre à jour le site internet
• Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

Gestion « scolarité » des stagiaires :

• Saisie des inscriptions et enregistrements des droits universitaires. (Apogée)
• Édition et envoi des certificats de scolarité.

Gestion et organisation des sessions d’examen :

• Convocation aux examens, préparation et impression des sujets d’examen, accueil des candidats·es et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat et réalisation des procès-verbaux
• Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
• Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement
• Demande d’édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé.
• Recensement et envoi des compositions de jury d’examen des DU et DIU pour signature à la présidence au 15 décembre au plus
• Recensement des modalités de contrôle des connaissances des DU et DIU

Gestion « formation continue » des stagiaires :

• Enregistrement des frais de formation sur logiciel
• Édition et envoi de l’attestation de paiement

Gestion administrative du département :

• Mise à jour des ressources documentaires de chaque année universitaire
• Co-gestion de la campagne de renouvellement des tarifs
• Mise à jour du dossier d'inscription et des documents (Fiche tarif et contact, contrat de formation, attestation de prise en charge)
• Édition et envoi des dossiers d’inscription aux secrétariats pédagogiques
• Édition des recettes par formation, pointage des contrats/conventions et factures
• Co-coordination avec les secrétariats pédagogique pour la gestion des différentes formations
• Mise à jour du tableau des formations

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur
• Notions « de base » de la réglementation de la formation continue du secteur santé

Savoir-faire :

• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d’information
• S’exprimer de façon claire et concise
• Qualité d’expression écrite et orale
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Se documenter auprès des professionnels·les pour actualiser et vérifier l’information à donner
• Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme

Savoir-être :

• Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public
• Rigueur et polyvalence
• Capacité d’adaptation et de travail en équipe
• Capacité de travailler en autonomie
• Être vecteur·trice d'initiatives dans le cadre de ses attributions