Gestionnaire administratif - F/H

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe RIFSEEP : G3

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny 90% – Campus St Denis 10%
Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Département des Activités Physiques et Sportives (DAPS)
Composition du service (effectifs) : 6
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Référent administratif et financier du DAPS

Au coeur du Département des Sports, vous formez un binôme avec la responsable administrative et financière pour faire vivre les activités sportives et pédagogiques de l’université.
?? Vos missions au quotidien
- Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants
- Coordonner stages, emplois du temps, dossiers étudiants et inscriptions
- Suivre les aspects financiers (recettes, paiements, devis, licences)
- Rédiger courriers, conventions, et assurer le lien avec les vacataires
- Animer la communication autour des événements et infos sportives
?? Un rôle clé, au croisement de l’administration, de la pédagogie et du sport, où rigueur, réactivité et esprit d’équipe sont essentiels.

Missions/ Activités

Gestion administrative
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la boîte électronique du secrétariat
• Préparation et gestion des stages
• Relation avec les intervenants vacataires
• Gestion de l’association Sportive
• Rédiger et transmettre les courriers et documents administratifs
• Préparation des conventions
• Gestion du planning des infrastructures sportives et des évènements sportifs (tutorat, cours sup., FFSU, championnat)

Gestion pédagogique
• Aide et soutiens de l’activité pédagogique dans sa globalité
• Constitution des dossiers administratifs des stages
• Elaboration du planning des activités sportives (collaboration responsables)
• Gestion de la plateforme d’inscription MY DAPS
• Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d’étudiants
• Gestion des notes des d’étudiants
• Organisation des sessions de rattrapages
• Relationnel et collaboration avec les secrétariats des formations
• Gestion des rendez-vous d’ostéopathie
• Gestion administrative des projets CVEC
• Saisie des licences FFSU
• Gestion des emplois du temps des enseignants titulaires et vacataires (logiciel Hyperplanning).
• Diffuser les absences et les reports de cours/ examens
• Mise en place des examens écrits (plateforme Moodle)
• Gestion des dossiers de candidatures au pôle sportif haut et bon niveau

Gestion financière
• Gestion et suivi des recettes des stages étudiants
• Gestion des paiements des licences FFSU
• Gestion des devis du matériel pédagogique

Communication
• Diffusion des informations sportives (stage, évènement sportif)
• Gestion des affichages et des supports visuels

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Hyperplanning, Apogée
Maitrise des logiciels bureautique : Excel, Word, Powerpoint

Conditions de travail
- 53 jours de congés payés par an
- Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
- Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois
- Politique de formation interne développée
- Offre sportive et culturelle tout au long de l’année
- Restauration sur place avec subvention de l’université
- Comité de loisirs et d’action sociale : billetterie à tarifs préférentiels

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an - renouvelable).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : RAFFIN-MARCHETTI Ludovic
Fonction : Directeur du DAPS

Nom – Prénom : OGBI Baya
Fonction : Référente administrative et financière du DAPS

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité carrière de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96

Connaissances / Savoir
- Connaissances des règles de scolarité
- Connaissance générale de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire
- Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Savoir gérer les aléas
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Travailler en équipe
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Savoir être
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel