Gestionnaire administratif et pédagogique pour le DERMG F/H
SORBONNE UNIVERSITE | Titulaire, Contractuel, CDD
En Bref
- Lieu de travail : Paris
- Catégorie : B
- Date de publication : 15/11/2024
- Valable jusqu'au : 15/01/2025
- Code postal : 75001
- Salaire : Non communiqué
- Référence : 19124
Employeur
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr
Présentation de la Direction :
La Direction de la Formation en Santé est un service créé à la faculté de santé dans le cadre de la nouvelle université Sorbonne Université. Ce service gère près de 40 agents.
Présentation du service :
La Direction de la Formation en Santé gère cinq scolarités : PACES, 2ème cycle, 3ème cycle des études de médecine, enseignements paramédicaux et le Master santé, un service d’appui à la pédagogie, un service dédié au système d’information étudiant, un service de la vie étudiante et un service de la formation continue.
Localisation :
Faculté de Santé Sorbonne Université
91 boulevard de l’Hôpital - 75013 PARIS
Contexte de la demande :
Actuellement le DERMG (Département d'Enseignement et de Recherche en Médecine Générale) dispose d’un secrétariat assuré par la secrétaire actuelle qui gère les tâches suivantes : accueil des étudiants de 3° cycle, suivi des stages des internes (préparation des choix des lieux de stage) et notamment établissement des notes d’honoraires pédagogiques et saisies des dépenses sur SIFAC, préparation des séances d’enseignement (réservation des salles, saisie sur l’agenda du site du département, édition des documents pédagogiques, des feuilles de présence), préparation et suivi des soutenances de DES (Diplômes d’études spécialisées) et enfin lien avec les services de la scolarité de la rue de l’école de médecine.
Poste
Titre : Gestionnaire administratif et pédagogique pour le DERMG
Corps : TECH
BAP : J
Catégorie : A
Missions et objectifs
- Secrétariat pédagogique: aide aux enseignants, suivi des stages avec les enseignants, les maitres de stage ainsi que les étudiants
- Gestion administrative : préparation des lieux de stage, suivi des conventions, préparation des évaluations, gestion des dossiers des maîtres de stage (contrôles des prérequis administratifs et réglementaires, répartitions en binôme, préparation des choix de stage en 2° et 3° cycle).
Activités
Gestion administrative
- Gestion des dossiers des maîtres de stage : CV, constitution des dossiers de nomination, suivi des formations, des disponibilités des MSU, préparation des choix
- Mise à jour des données sur le site du DES IDF
- Gestion des évaluations des étudiants de 1° année de DES
Pour les stages et enseignements :
- Gestion des lieux de stage avant chaque choix : vérifier les lieux de stage en envoyant un mail à tous les MSU 2 mois avant les choix pour confirmer leur engagement dans la maitrise de stage ; relance des désidératas
- Relation avec les MSU (questions relatives au stage, au paiement / congé maternité...) au fil du temps
- Établir et éditer le tableau des lieux de stage pour les choix et l'envoyer au moins 2 semaines avant le choix
- Prévenir et donner les coordonnées des MSU à chaque binôme
- Gestion des agendas
- Mise à jour des programmes d’enseignement spécifique
- Échange par mails de documents pédagogiques : photos de dermatologie des étudiants, envoi des contenus pédagogiques aux étudiants, organisation pratique des ARC
- Photocopies des carnets de stage ; mise à jour et mise à disposition des carnets de stage et documents pédagogiques
- Suivi hebdomadaire : Impression de la liste d’émargement pour les ED et relevé des présences, centralisation informatique et suivi
- Préparation des documents d’évaluation des stages, remise des carnets de stage aux étudiants et recueil à la fin du stage, centralisation informatique et suivi
- Gestion des problèmes entre étudiants et les MSU
- Renseignements divers pour les étudiants
- Centralisation informatique des documents de recrutement, téléchargement sur internet et suivi
- Gestion de la mise en place de la phase socle : planification pour septembre des modalités de validation : constitution des dossiers et des jurys
- Recueil par internet des fiches de thèses des internes, classification, impression et report de la validation écrite
- Mise à jour de la liste des tuteurs
- Établissement, envoi de modèles et recueil des rapports écrits semestriels de la validation des carnets de stage de chaque interne
Liens administratifs
- Secrétariat administratif de la rue de l’école de médecine
- Secrétariat général de la faculté et Cabinet du doyen
- Services financiers de la faculté
- Services de l’APHP (bureau des internes)
- Coordinateur du DES Ile-de-France
- ARS (Agence Régional de Santé) pour la gestion des internes
Encadrement : Non
Profil
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels et culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, internet, courrier électronique, utilisation de l’annuaire
Savoir être :
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
Informations
employeur
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 19124)
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Domaine/Métier :
Responsable d’établissement d’enseignement supérieur et de recherche, Responsable de direction d’un établissement d’éducation et de formation, Inspecteur de l’enseignement primaire, Inspecteur de l’enseignement secondaire, Enseignant du primaire, Enseignant du secondaire, Enseignant dans le supérieur, Responsable de l’accompagnement des élèves, des étudiants et des apprentis, Assistant éducatif, Concepteur-organisateur d’actions de formation continue, Formateur d’adultes, Chargé de l’entraînement de sportifs de haut niveau, Coordonnateur d’administration générale, Secrétaire, Assistant de direction, Gestionnaire-instructeur administratif, Assistant administratif, Expert qualité, Responsable de la politique des achats, Acheteur public, Responsable de centre de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire de ressources documentaires et éditoriales, Gestionnaire courrier - archives courantes
Localité :
Paris