Gestionnaire administratif et pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service d’Appui à la Vie Étudiante est composé de quatre pôles :

Le pôle « candidatures et admissions » a pour mission d’accueillir, informer et orienter les étudiants tout au long de l’année universitaire. Ce pôle permet à l’étudiant d’obtenir des informations administratives concernant le Dossier Social de l’Etudiant (CROUS), l’aide sociale, le logement, les modalités de remboursements et d’annulation des droits d’inscription, des exonérations, des dossiers interuniversitaires.

Le pôle assure également l’inscription administrative, le suivi et la mise à jour du dossier administratif des 4800 étudiants inscrits. Son rôle est de renseigner les usagers pour les modalités de candidatures (Campus France, ParcourSup, E-Candidat…) :

• Le pôle « Mission handicap » est chargé d’aménager le cursus universitaire des étudiants en situation de handicap.
• Le pôle « Insertion professionnelle » propose des services d’aide (ateliers, entretiens individuels, ressources documentaires …).

Le service travaille en collaboration avec les différents services de la Faculté et de l’Université (les sections pédagogiques du SEVE, le département de la Formation continue, le service des relations internationales, le service médical, le Crous, le POIP, …) et les équipes enseignantes.

Missions principales de l’agent·e :

Sous l’autorité de la responsable du service d’Appui à la Vie étudiante, les missions de l’agent·e s’articulent autour des activités suivantes :

• Assister le responsable du Service
• Exerce des tâches administratives de gestion en appliquant notamment la règlementation afférente au code de l’Éducation
• Accueillir, écouter, informer et orienter les étudiants dans leurs demandes tout au long de l’année universitaire
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des étudiants
• Gérer et traiter les informations d’ordre administratif
• Renseigner les usagers sur les modalités de candidature (ParcourSup, Campus France, E-Candidat, Inception)
• Mise à jour des bases de données
• Rôle de référent logement : Accompagner les étudiants dans les recherches de logement,
• Instaurer un partenariat avec les services Habitat et Logement des institutions publiques ou privées (Mairie, Crous, Résidences universitaires privées …)
• Appui aux agents du service en cas de surcharge de travail

Connaissance, savoir :

• Environnement et réseaux professionnels
• Organisation du système éducatif
• Connaissance des acteurs du logement des « jeunes »
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Technique de communication écrite et orale

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Sens du travail d’équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens du travail d’équipe
• Sens relationnel,
• Rigueur, Fiabilité,
• Capacité d’adaptation