Gestionnaire administratif et financier H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique : DFTLV

La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV), incluant le CFA Université Paris-Saclay, est organisée en 3 pôles d’activité et missions pour couvrir l’ensemble de la formation continue, l’alternance, la validation des acquis de l’expérience (VAE) et le bilan de compétences : un pôle offre de formation, qualité, marketing et développement, un pôle administratif, gestion et financier, un pôle assistantes de formation professionnelle et alternance.

Placé·e sous l’autorité hiérarchique du.de la Responsable de Pôle administratif, gestion et financier de la DFTLV, le/la gestionnaire administratif.ive et financier·ière assure la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés dans le cadre des missions de la DFTLV, incluant le Centre de Formation des Apprentis (CFA) qui est rattaché à cette direction.

Activités principales de l’agent·e :

Gestion administrative RH de la Direction

• Assurer le suivi des congés et des temps de travail
• Recenser les opérations collectives de gestion RH et en faire le suivi
• Réceptionner et suivre les contrats de travail pour toute la direction
• Réceptionner et faire le suivi des demandes de formation
• Organiser l’accueil et l’installation des nouveaux agents et proposer des outils et supports dédiés
• Mettre à jour les listes de diffusion de la direction pour l'ensemble des pôles d’activités

Gestion des procédures budgétaires

• Participer à la préparation du budget initial et des budgets rectificatifs
• Alerter et conseiller sur la réglementation budgétaire et comptable des flux dépenses/recettes
• Participer à l’élaboration, la mise à jour et la transmission des tableaux de bord de suivi budgétaires
• Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine budgétaire

Gestion des dépenses

• Suivi des propositions de commandes et saisie dans le SI financier SIFAC
• Suivi et préparation des liquidations directes demandées pour mises en paiement par l’Agence Comptable.
• Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des centres financiers : crédits engagés et bons de commande non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et factures finales
• Traitement des demandes d’ordres de missions (saisie de l’OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires)
• Saisir et mettre à jour les bases de données à la gestion (administrative, financière…)
• Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Classer et archiver les documents et informations
• Gestion de l’inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d’inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés

Gestion des conventions relevant des services centraux

• Traiter les factures en provenance des SI formations professionnelles (actuellement YPAREO, Formatic) et les faire valider pour permettre un encaissement au niveau de l’Agence Comptable
• Assurer le suivi administratif, financier et comptable des conventions
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Produire et collecter au sein des SI formation professionnelle les données et documents nécessaires prévues par les conventions (pièces justificatives, appels de fonds, relevés financiers, rapports…) et assurer les relations avec les partenaires
• Collecter, contrôler, classer et archiver les dossiers
• Consigner et diffuser les procédures applicables à la gestion des conventions
• Participer aux travaux de clôture de l’exercice sous la direction de la Responsable Administrative et Financière
• Suivre les crédits par type de dépenses

Conseil et assistance

• Assurer le rôle d’interlocuteur auprès des partenaires extérieurs pour la gestion des dépenses, recettes, et conventions de la DFTLV
• Veiller à la qualité de l’ensemble des prestations fournies
• S’inscrire dans la démarche d’amélioration continue de l’université

Veille réglementaire

• S’informer, transmettre et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine financier et comptable
• Participer à l’élaboration et mises à jour des notes et des procédures

Connaissance, savoir :

• Réglementation comptable et financière des Etablissements publics
• Technique comptable et financière
• Circuit de gestion et de décision en matière financière et comptable
• Réglementation et pratique des marchés publics
• Appliquer la réglementation de la formation tout au long de la vie et respecter les procédures

Savoir-faire :

• Structurer et contrôler la légalité et la régularité des opérations
• Maîtriser les outils bureautiques et aisance avec le progiciel financier SIFAC
• Mettre en œuvre des procédures de contrôle interne comptable et financier
• Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
• Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
• Qualités rédactionnelles
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Savoir-être :

• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et sens de l’organisation
• Réactivité et flexibilité
• Esprit d’équipe et partage des connaissances
• Qualités relationnelles pour communiquer avec divers partenaires (directions, agence comptable, fournisseurs, partenaires institutionnels…)
• Sens du service public

Pré-requis :

• Diplôme Bac+2 BTS Comptabilité et Gestion ou Bac+3 DCG
• 2 à 3 ans d’expérience (stages inclus)
• Bonne connaissance SAP FICO ou SIFAC