Gestionnaire administratif et financier du Pôle Mobilité H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité du responsable du Pôle Mobilité, et en lien avec le/la chargé·e de la mobilité du personnel, le/la gestionnaire administratif·ve et financier traite les activités relatives à la mobilité internationale. Il/Elle traite de la gestion administrative et financière des programmes Erasmus+ pour les publics entrants et sortants. Il/Elle contribue et s’assure du bon déroulé des procédures et contribue à la coordination des démarches administratives, financières et au bon déroulement des activités du Pôle mobilité.

Missions principales de l’agent·e :

Gestion administrative

Suivi des documents contractuels :

• Gestion des documents contractuels des participants·es Erasmus+ dans le cadre des mobilités internationales entrantes (personnels·les et étudiants·es) et sortantes (personnels·les)

Gestion des ordres de mission :

• Préparation et suivi des ordres de mission pour les personnels·les
• Traitement des formulaires d’autorisation de mission à l’étranger en lien avec le Fonctionnaire Sécurité Défense de l’université (FSD)

Organisation des déplacements :

• Planification et réservation des missions (hébergements, vols, trains) via la plateforme d’Agence de voyage
• Accompagner les personnels·les dans l’organisation de leurs missions à l’international

Appui à l’organisation d’événements :

• Participation à la logistique et la coordination des événements liés au Pôle Mobilité, tels que les Staff Weeks, journées réseau, ErasmusDays, et réunions pour les personnels·les entrants·es

Utilisation du logiciel de gestion Moveon :

• Gestion des mobilités et paiement via le logiciel Moveon

Gestion financière

• Traitement et suivi des paiements des bourses de mobilité pour les personnels·les et étudiants·es entrants·es et personnels·les sortants·es

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Connaissances de base en finances publiques
• Connaissances des logiciels spécifiques à la mobilité internationale tel que Moveon
• Modes de fonctionnement des administrations publiques et des dispositifs européens
• Expérience préalable dans un poste administratif ou financier, idéalement en lien avec la mobilité internationale.
• Connaissance des programmes Erasmus+ et de leurs modalités administratives et financières
• Maîtrise de logiciels bureautiques (Pack Office, outils de gestion en ligne)
• Compétences linguistiques : anglais niveau B2 minimum requis

Savoir-faire :

• Planifier et suivre les activités et les échéances
• Maîtrise des outils de gestion administrative et financière
• Compétences en organisation et planification d’événements
• Bonne capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

Savoir-être :

• Travailler en équipe et créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs·trices
• Capacité d’adaptation et autonomie
• Excellente communication orale et écrite
• Goût pour le travail en équipe et le contact humain
• Travailler dans un environnement international et multiculturel
• Posséder des qualités relationnelles, avoir la facilité à engager un dialogue et faire preuve de diplomatie
• Avoir un sens de l’organisation et de la rigueur
• Faire preuve de réactivité