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Gestionnaire administratif des heures de cours complémentaires (HCC) H/F
UNIVERSITE PARIS SACLAY |
En Bref
- Lieu de travail : Université Paris-Saclay, Direction de l’UFR Jean Monnet – Relais Ressources Humaines - Sceaux
- Date de publication : 19/07/2024
- Valable jusqu'au : 17/09/2024
- Code postal : 92330
- Salaire : Non communiqué
- Référence : 696147
Employeur
Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le Relais ressources humaines :
- Assure la circulation des informations entre les personnels BIASS et enseignants·es et les pôles des personnels situés aux services centraux.
- Informe et oriente les interlocuteurs·trices internes et externes dans leurs démarches
- Assure la gestion administrative et financière des heures d’enseignement des intervenants·es extérieurs.
- Aide au pilotage des ressources humaines et de la masse salariale de la composante.
Missions principales de l’agent·e :
- Gérer et traiter des informations écrites et orales ;
- Gérer le courrier, les courriels et les appels téléphoniques ;
- Réceptionner et enregistrer les dossiers des vacataires d’enseignement ;
- Vérifier les conditions de recrutement des vacataires d’enseignement ;
- Vérifier les heures des enseignants·es dans le logiciel de planning (CELCAT) ;
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des heures de cours complémentaires ;
- Transmettre mensuellement les dossiers de paiement des intervenants extérieurs au service central des ressources humaines dans le respect du calendrier fixé par l’agence comptable ;
- Classer et archiver les documents des années précédentes.
Missions complémentaires :
- Assurer un renfort administratif dans les services de la Faculté en fonction des besoins (département de la recherche, Formation continue…)
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’environnement professionnel et savoir s’y situer
- Connaissance de la réglementation en matière de recrutement de personnels extérieurs
Savoir-faire :
- Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil
- Utiliser les outils bureautiques (WORD et EXCEL) et internet
- Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
- Utiliser en consultation les logiciels dédiés (CELCAT et WINPAIE)
- Travailler en relation partenariale avec les autres services de la faculté (service financier, services de scolarité, IEJ, EAD, Apprentissage) et les services centraux
- Savoir planifier son activité et respecter un calendrier strict
Savoir-être :
- Etre rigoureux et méthodique pour le contrôle des recrutements et des dossiers dans le respect des procédures
- Savoir informer et rendre compte
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- S’impliquer dans l’actualisation des connaissances professionnelles
- Faire preuve de réactivité pour prévenir tout risque de dysfonctionnement
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