Gestionnaire administratif des heures de cours complémentaires (HCC) H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Relais ressources humaines :

• Assure la circulation des informations entre les personnels BIASS et enseignants·es et les pôles des personnels situés aux services centraux.
• Informe et oriente les interlocuteurs·trices internes et externes dans leurs démarches
• Assure la gestion administrative et financière des heures d’enseignement des intervenants·es extérieurs.
• Aide au pilotage des ressources humaines et de la masse salariale de la composante.

Missions principales de l’agent·e :

• Gérer et traiter des informations écrites et orales ;
• Gérer le courrier, les courriels et les appels téléphoniques ;
• Réceptionner et enregistrer les dossiers des vacataires d’enseignement ;
• Vérifier les conditions de recrutement des vacataires d’enseignement ;
• Vérifier les heures des enseignants·es dans le logiciel de planning (CELCAT) ;
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des heures de cours complémentaires ;
• Transmettre mensuellement les dossiers de paiement des intervenants extérieurs au service central des ressources humaines dans le respect du calendrier fixé par l’agence comptable ;
• Classer et archiver les documents des années précédentes.

Missions complémentaires :

• Assurer un renfort administratif dans les services de la Faculté en fonction des besoins (département de la recherche, Formation continue…)

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’environnement professionnel et savoir s’y situer
• Connaissance de la réglementation en matière de recrutement de personnels extérieurs

Savoir-faire :

• Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil
• Utiliser les outils bureautiques (WORD et EXCEL) et internet
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
• Utiliser en consultation les logiciels dédiés (CELCAT et WINPAIE)
• Travailler en relation partenariale avec les autres services de la faculté (service financier, services de scolarité, IEJ, EAD, Apprentissage) et les services centraux
• Savoir planifier son activité et respecter un calendrier strict

Savoir-être :

• Etre rigoureux et méthodique pour le contrôle des recrutements et des dossiers dans le respect des procédures
• Savoir informer et rendre compte
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• S’impliquer dans l’actualisation des connaissances professionnelles
• Faire preuve de réactivité pour prévenir tout risque de dysfonctionnement