Gestionnaire administratif de laboratoire/référent colloques F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources..

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Faculté des lettres : La Faculté des lettres de Sorbonne Université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 200 enseignants chercheurs et 720 personnels d’appui. La Faculté est présente sur 15 sites et campus localisés à Paris et à Neuilly-sur-Seine.

La Faculté comprend également 19 unités de recherche (UR), 10 unités mixte de recherche (UMR) ainsi que 2 plateformes et une unité de service.

La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) contribue à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’université, participe à la rédaction et au suivi du contrat d’objectifs et de moyens, coordonne et supervise le fonctionnement du soutien à la recherche, concourt à la qualité et aux spécifications des outils de pilotage et, de façon plus générale, met en œuvre la politique universitaire de recherche et d’innovation au sein de la Faculté.

La Direction de la Recherche et de la Valorisation est composée actuellement des services suivants :

• Service du Pilotage et de la Gestion Administrative et Financière
• Service de la Valorisation

Localisation :  Maison de la recherche

 28 rue Serpente 

 75006 Paris 

Libellé de Fonctions : Gestionnaire administratif de laboratoire/référent colloques

Catégorie : B - Corps : ITRF - BAP : J

Emploi-type : J2C42 - Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 1 an - Poste à pourvoir à compter du 1er décembre 2024.

Missions :

Sous    la    responsabilité     de la    cheffe    du    Service    du    Pilotage    et    de    la    Gestion Administrative et Financière le/la gestionnaire de laboratoire/ référent colloques assure la gestion d’un portefeuille d’une ou plusieurs UR ou UMR.

L’agent réalisera les actes de gestion administrative, financière et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion budgétaire et financière d’un établissement d’enseignement supérieur. Il assurera l’assistante administrative pour les colloques, séminaires des unités de recherches de la DRV.

Activités principales :

• Organiser les plannings des différents intervenants et prestataires
• Assurer l'assistance technique pour les colloques, les séminaires, les expositions et la réalisation des éléments de communication des unités de recherche
• Garantir si besoin le fonctionnement et l'utilisation des moyens techniques associés à ces actions : accueil, éclairage, sécurité, multimédia, visioconférence, mode d'exposition, page web…
• Saisir les commandes
• Contrôler la conformité des prestations réalisées par les fournisseurs et assurer la saisie des services faits
• Assurer la maintenance des moyens mis en œuvre
• Participer au choix des équipements techniques et prévoir les aménagements nécessaires au déroulement des actions de médiation scientifique, de culture et /ou de communication
• Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou papier et la documentation relevant de ces activités
• Saisir les bons de commandes des unités de recherche dans son portefeuille et assurer la conformité réglementaire ainsi que l’éligibilité des crédits
• Suivre et contrôler l’exécution financière de son portefeuille
• Conseiller et assister les chercheurs pour l’utilisation des crédits de leurs contrats de recherche
• Rendre compte de l’activité des unités de son portefeuille en alimentant des tableaux de bord
• Instruire les dossiers en veillant à la régularité juridique, administrative et financière
• Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Effectuer les validations des missions des personnels chercheurs avec l’application dédiée aux voyages professionnels puis préparer et suivre les éventuels dossiers de remboursement de frais

Activités associées :

• Répondre aux demandes d’informations des autres services
• Participer aux réunions du Service du Pilotage et de la Gestion Administrative et Financière
• Participer aux réunions d’équipe des unités de son portefeuille
• Rendre compte de l’activité de l’unité auprès de la direction de l’unité.

Encadrement : NON

Conditions particulières :

Variabilité éventuelle des horaires de travail.

Connaissances transversales requises :

• Bonnes notions en gestion administrative et financière
• Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
• Une expérience au sein d’un laboratoire de recherche ou d’un organisme de recherche est fortement souhaitée
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Maitrise de SIFAC

Savoir-faire requis :

• Maîtrise des outils de bureautique
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Appliquer et faire appliquer des textes réglementaires
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Rédiger et mettre à jour la documentation fonctionnelle et technique

Savoir être :

• Avoir la volonté de se fermer à de nouveaux logiciels et à mettre à jour ses connaissances
• Être autonome, méthodique et rigoureux
• Avoir le sens de l’organisation et savoir prioriser les urgences
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation