Gestionnaire administratif de laboratoire H/F

Mission du service :

L'UFR Sciences de l'Université Paris-Saclay regroupe l'enseignement et la recherche en sciences fondamentales et appliquées. Elle a pour mission de former des scientifiques de haut niveau, de développer la recherche et de soutenir l'innovation en lien avec les laboratoires et les partenaires académiques et industriels.

L’agent·e assurera les actes administratifs de gestion courante des équipes de recherche de l’unité ESE et la gestion de plusieurs contrats de recherche CNRS dont un contrat de recherche européen (ERC). L’agent·e assurera ses fonctions dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable publique.

Il/elle exercera ses missions en lien avec les différents interlocuteurs de nos tutelles.

Missions principales de l’agent : Réaliser des opérations de gestion courante liées à l’activité de recherche de l’unité :

• Organiser, saisir, suivre et traiter les déplacements des agents en mission, sur les différents outils mis à disposition : Etamine, Notilus et SIFAC ;
• Établir les ordres de missions, effectuer des réservations d’hôtel et de transport en respectant les marchés publics en vigueur des tutelles, via les outils Geslab (CNRS) et Sifac ;
• Établir les états de frais sur la base de pièces justificatives et suivre le remboursement des frais aux agents ;
• Établir les bons de commandes (fonctionnement/équipement) sur l’outil Geslab (CNRS) et réaliser le service fait ;
• Suivre la facturation dématérialisée et procéder aux opérations de régularisations demandées par le SCTD (Service Facturier du CNRS) ;
• Transmettre pour règlement les factures (hors périmètre) et les missions au service facturier : leSCTD;
• Interagir avec les fournisseurs (devis, réception de colis, vérification du paiement de la facture, gestion de litiges);
• Analyser et solutionner les rejets de commandes en interaction avec les services de la délégation du CNRS à Gif s/Yvette;
• Rendre compte à l’administratrice de l’unité;
• Archiver et classer les documents comptables;
• Accueillir les nouveaux entrants et permanents afin de les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire) un jour par semaine;
• Travailler en équipe;
• Assister aux réunions d’équipe ou séminaires de l’unité.

Connaissance, savoir :

• Les règles et techniques de la comptabilité et des finances publiques
• Les outils de gestions financières et comptables des tutelles
• Les techniques de communications
• La bureautique

Savoir-faire :

•  Appliquer les règles financières et comptables
• Savoir gérer son activité, hiérarchiser et organiser ses tâches en tenant compte des échéances et des contraintes
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Accueillir et accompagner les nouveaux entrants en les guidant et conseillant dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire)
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils de bureautiques de base
• Utiliser les divers outils de gestion des tutelles
• Archiver et classer les documents comptables
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel
• Sens de la confidentialité
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité