Gestionnaire administratif de formation F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions interfacultaires

Le poste est à pourvoir a à la Direction du Développement des Compétences (DDC).

La direction du développement des compétences :

• Contribue à la préparation et au suivi de l’exécution du schéma d’emplois de l’établissement, participe aux dialogues de gestion et assure la mise en œuvre et le suivi du schéma d’emploi des directions interfacultaires
• Assure la diffusion des emplois vacants de Sorbonne Université
• Pilote et organise les campagnes de concours et de mobilité des personnels BIATSS
• Conçoit, pilote et déploie la politique de formation des personnels (EC et BIATSS)
• Conçoit et met en place des dispositifs de développement professionnel et propose aux agents de Sorbonne Université un accompagnement individualisé par des conseillers mobilité carrière, notamment en lien avec la mission d’accompagnement des enseignants-chercheurs
• Pilote et coordonne le réseau santé, en lien avec la coordination médico-sociale.

Les missions sont effectuées dans le cadre d’un travail en réseau avec les DRH des trois facultés et en lien avec les direct

Le service de la formation des personnels soutient la politique RH déployée par Sorbonne Université et s’inscrit dans les objectifs de la direction du développement des compétences afin de construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université.

Fonctions : Gestionnaire administratif de formation F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Mission :
Rattaché.e à la responsable du service, le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par la programmation, l’organisation et le déploiement d’actions de formation à destination de l’ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Activités principales :

Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique

• Organiser les formations :

Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d’inscriptions

Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance

Envoi des convocations par mail

Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires

Lien avec le service financier pour les engagements financiers

Évaluation des sessions

Saisie des présences et envoi des attestations de présence

• Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l’établissement

• Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l’interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation

• Gérer et suivre la boite mail partagée du bureau

• Gérer quotidiennement le système d’inscription dématérialisé

• Mettre à jour le site intranet selon l’actualité formation

Participation aux activités transverses du service :

• Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l’activité du bureau

• Proposition d’amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)

• Accueil et conseil auprès des agents et des responsables de service

• Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs

• Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté

Interactions :

• Les responsables de structure de l’université et des facultés

• Les agents de Sorbonne Université

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l’environnement professionnel, de l’organisation de la Fonction publique, de l’Enseignement supérieur et de l’université

• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur

• Savoir situer les activités du bureau au sein de la DGSA Ressources humaines, financières et fonctions supports, de l’université et des facultés

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l'organisation et de la planification

• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques

• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles

• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation (LAGAF)

• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

• Maitriser des aspects techniques et règlementaires lié à l’activité du service

• Savoir prendre en compte les demandes et y apporter les réponses appropriées

Savoir-être :

• Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité

• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion

• Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l’organisation

• Savoir travailler en équipe, sens relationnel

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

• Avoir le sens du contact et des relations humaines

• Être polyvalent et posséder des capacités d’adaptation