Gestionnaire administratif d’unité de recherche F/H

Au sein du pôle administratif de l'Unité et plus spécifiquement du pôle « ressources humaines et missions », vous opérerez sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale.
Vous assurerez des fonctions d'assistance technique pour les équipes dont vous avez la charge, notamment dans le domaine des RH et l'organisation des déplacements des membres de l'unité.


# Activités transverses
· Vous assurez l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes
· Vous centralisez les demandes de recrutements et reconduction de contrats pour les équipes scientifiques
· Vous mettez en place des outils de suivi de l'activité de gestion du et assurez le suivi financier du déversement de paye en coordination avec le pôle Gestion du service
· Vous participez aux réunions et formations institutionnelles relatives à votre activité
· Vous prenez part aux réunions hebdomadaires du service administratif


# Organisation des déplacements temporaires du personnel
· Vous vérifiez la Demande d'Ordre de Mission, émettez l'Ordre de Mission et validez les informations concernant bénéficiaire
· Vous effectuez les réservations d'hébergement et de transport et éditez le bordereau de commande
· Vous rédigez l'état de frais au retour
# Gestion du personnel
· Vous gérez les conventions de stages
· Vous suivez les congés, Accidents du Travail, Arrêts Maladies, reprise d'activité, décharges horaires, Temps partiels, Comptes Epargne Temps, ...
· Vous constituez les mémoires de vacations ou dossiers recrutement CDD
· Vous mettez à jour la base de données du personnel
· Vous procédez à la préparation de l'accueil des nouveaux personnels :
o demande des badges d'accès, des e-mails
o remise livret d'accueil et règlement intérieur
o organisation des sessions d'accueil des nouveaux entrants en lien avec les Assistants de Prévention

Titulaire d'un diplôme niveau Bac ou BAC +2 en Secrétariat, RH, Gestion des entreprises, vous avez idéalement des connaissances sur les statuts de fonctionnaires et contractuels de la fonction publique.
· Vous êtes organisé∙e et savez respecter des délais
· Vous faites preuve d'adaptabilité et de réactivité
· Vous savez lire et interpréter des tableaux de bord
· Vous savez communiquer régulièrement et travailler en équipe
· La maîtrise de l'anglais (écrit, oral) est un plus, des formations sont possibles
Vous vous reconnaissez ? Postulez-vite !
Plus d'informations :
Vous rejoindrez une équipe dynamique et bienveillante de six personnes, bénéficiant du soutien collectif pour vous former aux procédures et outils spécifiques à votre mission.


Basé à Pessac - accès tram B (arrêt « François Bordes ») bus, vélo.
À noter : Le service administratif, pour lequel le poste est à pourvoir, est principalement basé au B2 sur le campus de Pessac Bordes. Il se compose de deux pôles d'activité : gestion financière / approvisionnements et ressources humaines / missions.
- Permanence d'une journée sur le site de Carreire.
- Présence indispensable sur le site de Bordes le lundi.
- Travail en open space sur chaque pôle.
- Télétravail possible dans la limite de 1 jour (ou 2 demi-journées) par semaine, à définir selon l'autonomie de la personne retenue


CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut : 2000 €


Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations


Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !