Gestionnaire administratif au Pôle des thèses (F/H)

MISSION PRINCIPALE

Rattaché au responsable du pôle des thèses, vous avez pour principale mission d'accompagner les doctorants tout au long de leur thèse y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires.


ACTIVITES PRINCIPALES
1. Coordination et réalisation des activités administratives liées au diplôme de doctorat et au diplôme d'habilitation à diriger des recherches (HDR) :
- Accueillir, informer et orienter les doctorants et divers publics de l'ENS
- Effectuer le suivi administratif des soutenances déclarée
- Procéder aux inscriptions des doctorants de 2ème et 3ème année
- Participer à l'organisation administrative et logistique de la remise des diplômes de doctorat et HDR

2. Information et communication :
- Gérer le système d'information et de traitement des doctorants (ADUM), en assurant la remontée et la mise à jour des données
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

3. Activités associées :
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Procéder à l'archivage des pièces administratives

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : la direction, les différents départements et les services administratifs, les directeurs des écoles doctorales, le personnel académique et les doctorants et les candidats HDR
Externes : Collège doctoral de PSL - Écoles doctorales - Rectorat (dans le cadre de l'édition des diplômes)

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac minimum
Expérience professionnelle sur poste similaire serait un plus

Connaissances :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Réglementation applicable à la formation doctorale
- Techniques de communication et de gestion administrative
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, intranet, messagerie) et bonne capacité à prendre en main les outils informatiques nouveaux et les applications métier liées au poste
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée et si besoin savoir rechercher l'information
- Capacité à planifier son activité et respecter les échéances
- Savoir communiquer et s'adapter à divers interlocuteurs
- Savoir travailler en équipe et en autonomie

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Etre rigoureux et méthodique
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Etre réactif et s'inscrire dans une dynamique de groupe