Directeur des études H/F

Activités principales de l’agent·e :

Le/la directeur des études a pour mission principale la coordination des affaires pédagogiques transversales relatives à la gestion des études. A ce titre, il/elle assiste la présidence du département informatique dans la mise en place et au pilotage des processus liés à la gestion des études. En tant que référent·e pilote des processus et applications de gestion dédiées, il/elle assure l’animation et l’encadrement des différents secrétariats pédagogiques en appui au bureau du département et au centre de formation en apprentissage, quant aux activités de gestion de scolarité et de gestion des enseignements (Apogée, Pstage, logiciel emploi du temps, plateforme de réservation des salles, ecampus, serveur des voeux).

En particulier, en lien avec les secrétariats des différentes formations du département, il/elle est chargé·e de la conception des emplois du temps et de l’affectation des salles relevant du département. Il/Elle assure via l’outil de gestion du planning, l’affectation des salles mutualisées et la centralisation de certaines demandes hors département.

Il/Elle pilote la promotion des formations du département informatique (Journées Portes Ouvertes, à l’extérieur de l’université...) en lien avec les autres organes de l’UFR Sciences.

Il/Elle assure le lien et le bon fonctionnement des BDEs du département informatique.

Il/Elle assure également la gestion et la mise en place de la récolte de la taxe d’apprentissage via des contacts rapprochés auprès des entreprises et tuteurs des étudiants en alternance.

En charge des Unités d’Enseignements transversales aux formations, il/elle aide au recrutement des vacataires ou enseignants et ce, en lien avec le serveur des vœux.

Il/elle collecte les conventions de stage, en assure sa vérification puis crée le lien administratif entre le Doyen de l’UFR et les secrétariats.

Il/Elle rédige des fiches de postes emplois étudiants qui viennent en renfort des missions des secrétariats pédagogiques, puis se charge de leurs recrutements, encadre leurs tâches et déclare leurs heures au service RH.

Il/Elle aide à l’encadrement, l’animation et à la répartition des fonctions de l’équipe des secrétariats pédagogiques. Il/Elle assure le suivi des congés, le suivi des jours de télétravail de l’équipe. Il/Elle gère la cohérence du budget global du département et le secrétariat de la présidence du département (Compte-rendu des bureaux de départements, des conseils, des AG).

Connaissances, savoirs :

• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux formations
• Connaissance de pilotages de processus
• Connaissance approfondie de l’offre de formation du département informatique
• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure UFR Sciences d’Orsay
• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance des principaux logiciels de gestion pédagogique utilisés au sein du département (UFR Sciences) (APOGEE, Pstage, ecampus, site de réservation des salles, CELCAT)

Savoir-faire :

• Collecte et mise en place d’une procédure efficiente de la taxe d’apprentissage
• Conduite et gestion de projets, accompagnement des changements
• Qualités d’expression écrite et orale
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Utilisation efficiente des outils de bureautique et informatiques
• Exploitations des données des systèmes d’information

Savoir-être :

• Sens de rigueur et d’organisation
• Sens relationnel
• Esprit d’équipe
• Force de proposition
• Sens d’autonomie et d’adaptation