Directeur administratif - F/H

Identification du poste

Intitulé du poste : Directeur(trice) administratif(ve) – F/H

Catégorie :  A

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Institut Universitaire de Technologie (IUT)

Composition du service (effectifs) : 44

Fonction d’encadrement : Oui

Rattachement hiérarchique : Directeur de l’IUT de Villetaneuse et Directeur Général des Services (DGS) de l’université

Missions principales et description du poste

Missions principales

Le.la directeur.trice adminstratif.ve a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur et de son équipe. Il.elle a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il.elle participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.

1/ Administration générale et pilotage

2/ Affaires budgétaires et financières

3/ Gestion des ressources humaines

4/ Coordination pédagogique

5/ Logistique générale

Description du poste

Missions

Activités

1/ Administration générale et pilotage

-        Participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de la composante ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle

-        Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables, financiers, recherche, pédagogiques…) de la composante

-        Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements

-        Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante

-        Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision

-        Préparer et participer aux dialogues de gestion

-         Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature

-         Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens pluriannuel

-         Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions…)

2/ Affaires budgétaires et financières

(en lien avec la DAF et la DRH)

-        Par délégation, élaborer et exécuter le budget ; en analyser l’exécution

-        Prévoir la masse salariale sur ressources propres, en suivre l’exécution et maitriser son évolution

3/ Gestion des ressources humaines

(en lien avec la DRH)

-        Élaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante

-        Assurer le recrutement des personnels BIATSS

-        Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité

-        Mener les entretiens professionnels et définir les besoins en formation

-        Accompagner les parcours professionnels des agents

-        Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)

-        Organiser les campagnes d’emploi des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS

4/ Coordination pédagogique

(en lien avec la DF)

-        Coordonner et superviser les services pédagogiques

-        Contribuer à l’administration de l’offre de formation

-        Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques

-        Organiser la gestion des études

-        Superviser et contrôler du le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)

-        Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation

5/ Logistique générale

-        Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux

-        Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité

-        Encadrer des opérateurs logistiques

Observations :
La diversification des activités et des publics, ainsi que la complexification de l’offre de formation aboutissent à renforcer les compétences tant techniques (maîtrise de la bureautique) que réglementaires (bonne connaissance des circuits et procédures, connaissance des textes relatifs à la gestion des études).

La mutualisation des ressources et compétences pratiquée à l’IUT implique de s’investir dans des évènements collectifs et transversaux (réunions d’information, réunions de rentrées, remises de diplômes, évènements à l’initiative de l’IUT ou de l’université en lien avec l’IUT Villetaneuse, …).

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Hyperplanning, E-candidat, I-parapheur, SIFAC et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, …

Liaisons fonctionnelles

Liens avec d’autres postes ou services

Nature du lien

Directeur de l'IUT

Les services centraux de l’IUT :
service du personnel, service financier, relations extérieures, direction, scolarité, service communication, FCA, les départements…

Les directions, services communs et centraux de l'USPN

La Présidence de l’USPN, la Direction Générale des Services

Hiérarchique direct

Hiérarchique et coordination

Coordination

Coordination et institutionnel

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir en janvier 2026.

Poste ouvert en priorité aux titulaires mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima du directeur de l’IUT V, du DGS et d’un représentant de la DRH.

Compétences / Connaissances

Connaissances / Savoir

- Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP

- Connaissance des droits et obligations de la fonction publique

- Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche

- Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure

- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines

- Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière des établissements publics

- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance des règles d’hygiène et sécurité

- Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SIHAM, APOGEE…)

Savoir faire

- Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion

- Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien

- Conduire un projet, accompagner les changements

- Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord

- Qualités d’expression écrite et orale

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante

Savoir être

- Disponibilité

- Aisance relationnelle

- Maîtrise de l’encadrement

- Être à l’écoute