Directeur adjoint Orientation, Stages et Insertion Professionnelle F/H

La Direction des Études et de la Vie Etudiante (DEVE) exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université au sein de la faculté des Lettres. La DEVE se positionne en tant que direction référente des communautés étudiante, enseignante et administrative, des UFR et écoles internes. Son action porte également sur l’environnement sanitaire, social, de travail et de loisirs créé à l’intention des étudiantes et étudiants.

Deux secteurs d’activité, chacun confié à un(e) directeur(trice) adjoint(e), ont été distingués : la formation (initiale) et la scolarité d’une part, la vie étudiante et de campus d’autre part.

Le poste à pourvoir est affecté à la DEVE, et correspond au projet d’une troisième direction adjointe dédiée à l’orientation, aux stages et à l’insertion professionnelle.

Elle comprend 2 bureaux, auxquels sont confiées les missions suivantes :

• le bureau d’aide à l’insertion professionnelle – information et orientation / mettre en œuvre la politique d’aide à l’insertion des étudiantes et étudiants de la faculté.
• le bureau des stages / mettre en œuvre le processus de délivrance des conventions de stages conformément à la réglementation.

Localisation :  1 rue Victor Cousin, 75005 Paris

Fonctions : Directeur-trice adjoint(e) Orientation, Stages et Insertion Professionnelle, à la DEVE
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er octobre 2026.

La mission confiée au(à la) Directeur(trice) adjoint(e) de la DEVE, consiste à piloter, organiser et coordonner les missions et activités (antérieurement regroupées au sein de la DOSIP) bénéficiant à de jeunes adultes en lien avec la faculté des Lettres, et ayant trait à leur orientation, aux stages et à leur insertion professionnelle.

Les activités principales :

Encadrer et animer une équipe de 11 personnes ainsi que des emplois-étudiants:

• Coordonner et superviser les activités, accompagner les personnels
• Assurer la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines (congés, absences, entretiens annuels,…), diffuser l'information relative aux procédures de gestion, rédiger les dossiers d'avancement du personnel, définir, proposer et prioriser les actions de formation
• Recruter le personnel permanent, les emplois étudiants, les vacataires ou conférenciers

Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et exécution, en faire le suivi et l’analyse :

• Participer au dialogue budgétaire annuel
• S'assurer du respect des procédures administratives et financières au sein de la direction adjointe
• Prioriser les dépenses
• Établir et valider les demandes de bon de commande et les services faits
• Coordonner et participer à la réalisation des rapports (tableaux de bord, enquêtes, etc.) demandés par les directions

Organiser et coordonner l'activité en relation avec les composantes et services facultaires / universitaires :

• Superviser et accompagner l’ensemble des activités : accueil, centre de ressources, organisation des salons et des Journées Portes Ouvertes Licence et Master, ateliers, tables rondes, activité du bureau des stages encadré par un(e) responsable, participation à l’accompagnement de publics spécifiques, etc…
• Assurer une veille réglementaire (stages, césure, etc.)
• Représenter la direction adjointe et valoriser son travail auprès des UFR et écoles internes, directions facultaires et universitaires et à l’extérieur, notamment dans les instances nationales 
• Travailler en transversalité à la mise en place de « modules de construction du projet professionnel » ou d’insertion professionnelle
• Présenter et transmettre les résultats des enquêtes d’insertion professionnelle réalisées par l’OFIPVE

Mettre en place une politique de communication :

• Participer aux réunions des correspondants communication de la faculté des Lettres
• Informer le personnel de la direction adjointe, des règles en matière de réalisation d'outils de communication et en superviser la mise en œuvre
• Mettre à jour les informations publiées sur les pages du site internet et sur l'ENT.

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI : 4 A– 5 B – 2 C

Conditions particulières d'exercice :

• L’agent(e) est amené(e)e ponctuellement à mettre en place des actions et à participer à des salons et aux Journées Portes Ouvertes de la faculté des Lettres en dehors des heures de service et en week-end.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Maîtrise des procédures d'élaboration budgétaire et des circuits financiers
• Capacité d'organisation et de pilotage, capacité à déléguer, aptitude au dialogue, à l'écoute et à la communication
• Savoir sensibiliser aux enjeux du domaine et savoir faire adhérer.

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires...
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents, à l’organiser, le planifier, l’animer et le coordonner pour assurer les missions et garantir la continuité du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à produire des documents de synthèse et d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à assurer la bonne circulation de l'information au sein du service
• Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

Savoir être :

• Dynamisme, disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur, sens des responsabilités
• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Sens de l'analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Sens du service public, confidentialité