Délégué de la directrice générale des services H/F

Positionnement et principaux éléments de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services (DGS) de l’Université et fonctionnelle du doyen de l’UFR, le/la délégué.e de la DGS assure la coordination de la gestion administrative de la composante.

A ce titre, assisté.e d'une adjointe, il/elle est en charge et a la responsabilité de tous les services support et d’appui aux missions de formation et de recherche de l’UFR qui est composée de près de 550 agents.

Il/Elle est le/la premier/ière collaborateur/rice administratif/ve du doyen de la composante. Il/Elle a en charge la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie décidée par le doyen, en cohérence avec celle définie par la gouvernance de l’université.

Il/Elle est garant.e du bon fonctionnement de la composante, du bon déroulement des formations et de la recherche et d’un accueil de qualité des personnels et usagers. Une attention à la question des conditions de travail est indispensable.

Il/Elle participe à la définition des orientations stratégiques de l’UFR décidées par le doyen et son conseil. Il/Elle en assure la mise œuvre opérationnelle de ces orientations en cohérence avec les orientations stratégiques de l’université, en coordonnant l’ensemble des moyens dévolus à la structure. Il/Elle a en charge le pilotage les projets d’évolution technique, administrative ou organisationnelle de la structure, en cohérence avec les choix d’organisation retenus par l’université.

A cet égard, il/elle s’assure de la légalité des actes pris par l’UFR en lien avec la direction des affaires juridiques de l’université.

Il/Elle est membre de l’équipe de direction de l’UFR composée du doyen et de ses vice-doyens. Il/Elle est invité(e) permanent.e du conseil de l’UFR ainsi qu’à diverses autres commissions (formation spécialisée (du CSAE) de service, …).

Il/Elle est le relais de la directrice générale des services, auprès de qui il/elle fait remonter les problématiques particulières de l’UFR.

Faisant partie intégrante de l’équipe de la direction générale des services, il/elle peut se voir confier une mission transversale concernant l’université.

Activités principales de l’agent

Gestion administrative

• En lien étroit avec le doyen, coordonner l’ensemble des activités administratives de l’UFR
• En lien étroit avec le doyen, préparer et suivre les budgets initiaux et leurs réalisations
• Contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion
• Assurer la bonne articulation des interfaces de gestion entre les services centraux de l’Université et la composante
• Assurer une veille réglementaire
• En lien avec le doyen, régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires
• Participer à la négociation et à l’établissement des contrats et conventions de l’UFR
• En lien avec l’administration et les équipes de recherche de l’UFR, établir et maintenir les tableaux de bord de la composante

Management

• Diriger et animer les équipes des services de l’UFR, sur la base d’objectifs clairs et en proximité
• Accompagner les équipes administratives dans leur bonne compréhension du projet de l’université et des spécificités de l’établissement expérimental
• Rechercher l’efficience et le développement des compétences des personnels administratifs et de support à la recherche
• Organiser régulièrement des réunions de service

Gestion des ressources humaines

• En lien étroit avec la direction, préparer et ou valider les fiches de postes et propositions d’emplois
• Préparer la campagne emploi BIATSS et les campagnes d’avancements professionnels BIATSS
• Anticiper les besoins en recrutements, repyramidages et promotions de l’UFR en lien avec la direction de l’UFR

Réseaux, groupes de travail

• Participer à l’activité du réseau des déléguées autour de la direction générale des services de l’université
• Participer aux groupes de travail ad hoc mis en place pour déployer le projet d’établissement, sur ses différents périmètres le cas échéant

Date limite pour candidater : 17/05/2024

Connaissances, savoirs :

• Connaissance approfondie de la règlementation juridique, administrative et financière applicable aux EPSCP
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décisions d’une université
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines et des règles relatives à la fonction publique
• Connaissance en matière de finances publiques (budget, recettes, dépenses, achats)
• Connaissances en matière d’hygiène, sécurité et santé au travail, prévention en matière de risques psycho-sociaux et violences sexuelles et sexistes
• Objectifs, projets et fonctionnement de l'établissement expérimental
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Encadrer et animer des équipes
• Conduire des entretiens
• Maîtriser les techniques de négociation
• Maîtriser les techniques de conduite du changement
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Déléguer et évaluer
• Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance et une démarche d’amélioration continue
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision
• Garantir la bonne communication auprès des équipes
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de l'équipe de direction

Savoir-être :

• Capacité d’écoute de l’ensemble des parties prenantes, y compris des usagers
• Capacité à construire des solutions consensuelles
• Réactivité/Anticipation
• Adaptabilité
• Sens du travail en équipe, sens de l’organisation
• Méthodologie
• Rigueur
• Disponibilité
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Savoir écouter, communiquer et donner du sens au travail des agents encadrés
• Capacité à motiver et à mobiliser les équipes