Coordinateur administratif formation continue et VAE H/F

Environnement et contexte de travail :

L’Université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation professionnelle continue et apprentissage. Vecteur important de l’intégration professionnelle, du développement des compétences et de la sécurisation des parcours, la formation tout au long de la vie est pilotée au sein de l’Université par la Direction FTLV incluant le CFA (Centre de formation des apprentis).

Cette direction est organisée en 3 pôles d’activités et missions : un pôle offre de formation, qualité, marketing et développement/relations entreprises, un pôle administratif, gestion et financier, un pôle coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières.

Missions :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique directe du/de la chef de pôle « Coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières », et en lien étroit avec les ingénieurs de formation du service offre de formation et du/de la juriste de la DFTLV, le/la coordinateur·trice administratif·ve formation continue et VAE prend en charge la coordination et le pilotage administratif de toutes les formations liées à la formation continue et la VAE organisées par la DFTLV et les composantes de l’Université.

Activités principales de l’agent·e :

Veille réglementaire et diffusion de l’information :

• Réaliser une veille réglementaire et accompagner les composantes de l’Université sur l’ensemble des questions administratives relatives à la formation continue et la VAE, en coordination avec le juriste de la DFTLV ;
• Produire et diffuser l'information dans le domaine de la formation continue et de la VAE au sein de la DFTLV et vers les composantes de l’Université ;
• Proposer et travailler sur des processus d’accompagnement et de pilotage en lien avec les composantes et les directions centrales de l’Université : Direction administrative et financière (DAF), Agence comptable (AC), Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI), Direction de l’accompagnement aux organisations et processus (DAOP).

Gestion des plateformes de référencement et suivi des indicateurs :

• Gérer et suivre les plateformes de référencement (Kairos, Mon Compte Formation/EDOF, Dokélio-Idf, France VAE) et accompagner les composantes de l’Université dans leur suivi ;
• Proposer l’organisation et suivre la consolidation des indicateurs d'activités pour les tutelles et pour l'Université en rapport avec la formation continue et la VAE.

Gestion de l'ERP Formatic et transition vers Ypareo :

• Assurer la gestion fonctionnelle de l’outil Formatic ;
• Apporter un soutien aux composantes dans leur utilisation ;
• Prendre en charge la mise à jour des documents dans l’ERP selon la réglementation, en lien avec les services concernés (DAF, AC et DAJI) ;
• Planifier et gérer la transition de l’ERP Formatic vers Ypareo ;
• Organiser la formation des utilisateurs sur Ypareo et assurer un soutien continu pendant la transition.

Coordination de dossiers spécifiques et transversaux :

• Proposer et coordonner les réponses et le suivi des appels d’offre (Région, OPCO) en lien avec le service développement et relations entreprises de la DFTLV ;
• Assurer et suivre les demandes de subventions pour les DAEU de l’Université ;
• Coordonner les créations de DU/DIU en formation continue dans les composantes de l’Université, en lien avec la Direction de la formation et de la réussite (DFR).

Communication et démarche qualité :

• Gérer la boîte mail générique de la formation continue et de la VAE au sein de la DFTLV : analyser les demandes, les acheminer aux services concernés, proposer des réponses pérennes en termes de processus, procédures, outils et formation ;
• Animer les réunions récurrentes et ad hoc de son périmètre ;
• Participer aux évènements en lien avec la formation continue et la VAE et contribuer à leur organisation (l’agente peut être amenée à travailler 2/3 soirées et 2/3 samedis dans l’année lors de JPO et salons) ;
• Participer activement au suivi de la démarche qualité : consolidation des tableaux de bord, mise à jour des bases de données, mise à jour des logigrammes.

Connaissances, savoirs :

• Connaître la réglementation concernant la formation continue et la VAE
• Maîtriser les principes de fonctionnement des plateformes et des outils de gestion de la formation continue et de la VAE
• Avoir une bonne compréhension des politiques publiques en matière de formation professionnelle.

Savoir-faire :

• Comprendre et analyser les évolutions réglementaires
• Savoir les traduire en fiches pratiques, modes opératoires et outils de travail
• Alerter si, en raison d’une évolution réglementaire importante, la mise en œuvre nécessite des décisions et moyens dépassant le cadre fonctionnel habituel
• Produire des indicateurs de pilotage et répondre aux enquêtes ministérielles
• Maîtriser les outils de gestion du domaine
• Capacité à gérer des projets de transition d’outils de gestion
• Animer et structurer une communauté/un réseau
• Maîtriser parfaitement la communication orale, écrite et visuelle

Savoir-être :

• Être capable de travailler en transversalité avec différents services et établissements
• Autonomie, rigueur, esprit d’initiative
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Analyse et résolution de problèmes
• Aisance relationnelle et capacité d’écoute
• Sens du service et de l’accompagnement
• Capacité à rendre compte, alerter
• Adaptabilité et ouverture au changement

Prérequis :

Une expérience de 1 à 3 ans dans un service public en lien avec la formation professionnelle serait un plus.