Coordinateur administratif et comptable (F/H)

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service restauration, votre mission principale est d’assurer la gestion, le suivi et le contrôle des procédures administratives, budgétaires et comptables du service restauration

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Mission principale :

• Mettre en œuvre et contrôler les procédures comptables et budgétaires du service, dans le respect des règles de la comptabilité publique
• Assurer la gestion de la facturation et le suivi des commandes liées à la restauration scolaire et municipale
• Suivre l’exécution budgétaire et comptable de la Délégation de Service Public (DSP) restauration.
• Participer à l’élaboration et à la préparation budgétaire du service (prévisions, suivi des crédits)
• Assurer la gestion administrative du personnel du service (suivi des effectifs, actes administratifs, lien avec la DRH)
• Garantir la fiabilité des données administratives et financières, veiller au respect des procédures internes et réglementaires, et contribuer à l’amélioration continue de l’organisation et des pratiques du service
• Assurer le parcours et la gestion des dossiers pour le conseil municipal

Missions détaillées :

Gestion administrative, comptable et financière du service restauration :

• Assurer la saisie, le suivi et le contrôle des bons de commande liés à la restauration scolaire, périscolaire et municipale, en lien avec les données d’exploitation du service
• Vérifier et contrôler les factures mensuelles, analyser les écarts entre les prestations facturées et l’activité réelle, et identifier les causes d’écarts liés au fonctionnement du service
• Contrôler le calcul de la compensation tarifaire, des provisions, redevances et pénalités prévues au contrat, sur la base des indicateurs contractuels et d’activité
• Participer au processus de préparation budgétaire du service, assurer le suivi du budget et veiller à la bonne exécution budgétaire et comptable, en intégrant les éléments issus de l’activité opérationnelle.
• Élaborer, actualiser et transmettre des tableaux de bord de suivi budgétaire, comptable et statistique, incluant des indicateurs d’activité et de performance
• Développer, améliorer et fiabiliser les outils d’extraction, de traitement et d’analyse des données, en lien avec les besoins des équipes

Suivi des marchés publics et de la Délégation de Service Public (DSP) restauration :

• Assurer le suivi administratif et financier du marché/DSP restauration, en lien avec les engagements contractuels et les données d’exploitation du service
• Rapprocher les commandes (repas, goûters, petits-déjeuners, pique-nique) entre le prestataire et la collectivité
• Collecter, analyser et centraliser les informations transmises par les offices, les écoles et le prestataire, afin de fiabiliser le suivi contractuel
• Contrôler la cohérence des activités déclarées ainsi que les rapports de fin d’année établis par le prestataire, au regard des indicateurs contractuels et des données observées avec l’AMO
• Produire des reportings mensuels détaillés : douzièmes facturés, fréquentation enfants/adultes, restaurant municipal, indices et révisions de prix, pour leur analyse
• Transmettre et suivre les commandes spécifiques (paniers-repas, pique-niques, périodes de vacances scolaires)
• Participer aux réunions de suivi et de pilotage avec le prestataire et les services concernés, en apportant une expertise administrative et d’analyse des données

Gestion administrative du personnel du service restauration :

• Accueillir, informer et orienter les agents du service ; organiser l’intégration des nouveaux personnels
• Gérer les plannings et le temps de travail via l’outil Incovar (présences, absences, remplacements, congés, formations) en lien avec les coordinatrices des offices
• Assurer le suivi administratif individuel des agents (arrêts de travail, visites médicales, heures récupérables, accidents du travail, etc.)
• Suivre les situations contractuelles (CDD, CDI, stagiairisation, titularisation, titres de séjour…)
• Mettre à jour et suivre les tableaux de bord RH du service, en lien avec le pôle RH de la direction

Gestion de l’information, coordination et support organisationnel :

• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs, contractuels et supports d’information à destination des offices
• Contribuer aux projets d’amélioration continue du service et des autres services de la DGAPE et à l’optimisation des procédures internes, en lien avec les acteurs techniques et qualité
• Assurer la continuité du service en suppléant les collègues en cas d’absence

Profil et compétences requises :

• Niveau BAC

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Technique de recueil et traitement de données
• Connaissances des marchés et mode de gestion tel que délégation de service public
• Technique de calcul de coût
• Principes de représentation graphique de données chiffrées

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Communiquer une information aux acteurs internes et externes par écrit ou oral
• Appliquer, respecter une règle, une procédure, un dispositif
• Diagnostiquer une situation, une difficulté, une anomalie ou un dysfonctionnement
• Alerter une situation
• Accueillir les nouveaux collaborateurs
• Utilisation de l’outil informatique
• Contrôler une activité, une équipe, un prestataire, une procédure ou un document
• Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
• Rendre compte
• Formaliser une procédure

Aptitudes :

• Aisance orale
• Aisance relationnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité
• Esprit d’initiative
• Faire preuve d’adaptabilité
• Maitrise de soi
• Faire preuve de rigueur
• Sens de l’organisation
• Connaissance des besoins des enfants en restauration scolaire

Avantages :

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• 13ème mois
• 25 jours de congés annuels
• Catégorie B : 39 heures de travail hebdomadaires, avec 23 jours RTT
• Télétravail possible
• Restaurant municipal
• Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
• Amicale du personnel
• Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville