Chef du Service Exploitation des Bâtiments (F/H)

Sous l’autorité hiérarchique du Chef du Service Exploitation des Bâtiments, vos êtes en charge de la gestion administrative et financière, ainsi que la coordination du pôle.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suite :

Gestion administrative et financière du pôle

• Élaboration/validation des plannings de car externes et internes
• Suivi suite aux demandes, réponse aux appels et mails concernant le pôle
• Élaboration des bons de commande et suivi du budget du pôle, validation de service fait.
• Gestion des relations fournisseurs (location de cars, garages externes, pièces détachées, carburant…)
• Participation à la procédure de passation des marchés publics et suivi concomitant
• Élaboration et tenue des tableaux de bords du pôle
• Propositions d’investissement annuel selon la politique de ville avant chaque conférence budgétaire
• Reporting au chef de service

Coordination du pôle

• Management de l’équipe directement ou en second niveau (garage)
• Gestion et suivi de l’ensemble de la flotte de véhicules
• Suivi de l’activité, répartition des charges selon les besoins
• Accompagnement et formation des agents aux missions, selon les besoins

Animation des évènements « ville »

• Nouvel an chinois, Carnaval, Forum des associations
• Participation aux réunions, suivi des partenaires, participation à la mise en place des actions et d’animations le jour J, élaboration du tableau récapitulatif des actions, rédaction avec l’équipe de coordination des comptes rendus de réunions

Continuité de service

• Polyvalence sur les différents dossiers et actions du garage pour assurer une bonne continuité de pôle
• Polyvalence sur les missions de premier niveau du service en cas de besoin (action sur le pool véhicule, renseignement sur les clefs, sur une disponibilité de salle, etc.)

Profil et compétences requises :

• Bac / BTS

Connaissances :

• Connaissance procédures financières publiques et marchés
• Maitrise de gestion administrative
• Maitrise outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Méthodes et techniques de planification de l'activité
• Outils de management
• Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Tableaux de bord, de suivi de gestion et indicateurs
• Techniques d'évaluation des agents
• Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
• Méthodes et techniques de planification de l'activité
• Maitrise de gestion administrative

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Maîtriser les délais
• Passer un marché
• Rédiger un cahier des charges
• Conduire un entretien
• Contrôler une activité, une équipe, un prestataire, une procédure ou un document
• Coordonner une équipe
• Dialoguer avec acteurs internes ou externes
• Détecter une difficulté, une erreur, un dysfonctionnement
• Évaluer un agent
• Fixer un objectif
• Gérer un conflit
• Gérer un planning
• Manager une équipe
• Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
• Rendre compte
• Synthétiser des informations, des données, un document
• Transmettre un savoir, une technique, une compétence, une information
• Mettre en œuvre une décision, un arbitrage
• Piloter un prestataire
• Recueillir et traiter de l’information

Aptitudes :

• Aisance orale
• Aisance rédactionnelle
• Aisance relationnelle
• Autonomie
• Capacité à anticiper
• Capacité à contrôler
• Capacité à déléguer
• Capacité d'accompagnement
• Capacité de travailler en équipe
• Conscience professionnelle
• Discrétion professionnelle
• Faire preuve d'adaptabilité
• Faire preuve de méthodologie
• Faire preuve de réactivité
• Polyvalence
• Savoir rendre compte
• Sens de l'organisation
• Sens des responsabilités
• Sens du service public

Avantages :

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• 13ème mois
• 25 jours de congés annuels
• Catégorie C : 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
• Catégorie B : 39 heures de travail hebdomadaires, avec 23 jours RTT
• Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
• Amicale du personnel
• Restaurant municipal
• Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville