Chef du service Accueil et accompagnement des usagers, état et démarches de proximité (h/f)

La Ville du Havre recrute pour la direction Modernisation Relation usager :

Chef de Service accueil et accompagnement des usagers, état civil et démarches de proximité (h/f)

Catégorie A, filière administrative

Placé sous l'autorité du directeur, vous êtes garant de l’accueil du public pour toutes les prestations dans le cadre du guichet unique de la Ville du Havre et de la Communauté urbaine et du respect de la contractualisation avec les services experts.

Vous pilotez l’activité de votre service afin de garantir la mise à disposition des ressources nécessaires pour réaliser les prestations en guichet physique, téléphonique et web.

Vous managez votre équipe dans la fixation des objectifs collectifs. Vous êtes en veille sur toutes les innovations relatives à la Relation Usagers (RU).

Vous garantissez le déploiement de vos activités afin d’assurer une offre de service optimum pour les usagers.

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

Hôtel de Ville, déplacement ponctuel sur les sites municipaux 36h05 hebdomadaire + 6 RTT (OAGT)

ACTIVITES PRINCIPALES

• Vous pilotez et analysez l’activité de votre équipe ;
• Vous proposez des évolutions de vos pratiques et du service rendu (prospective) ;
• Vous suivez l’activité du Guichet multicanal et alertez en cas de nécessité ;
• Vous managez vos équipes dans la fixation des objectifs collectifs ;
• Vous veillez à ce que la posture des agents corresponde à la volonté du « aller vers»
• Vous garantissez les compétences des référents métiers en Identité et en Etat civil ;
• Vous garantissez la bonne circulation de l’information et de l’application des règlementations en vigueur en particulier en termes d’Identité et d’Etat Civil ;
• Vous garantissez la réalisation mensuelle du planning des équipes en lien avec le chef du service Ressources ;
• Vous participez à la contractualisation avec le Directeur de programme RU et les services experts des nouvelles prestations assurées par votre service ;
• Vous participez à la mise en place de la stratégie Relation Usagers multicanal en lien étroit avec le Directeur du Programme Relation Usager ;
• Vous assurez avec le Directeur le suivi de la contractualisation avec les Services Experts ;
• Vous vous organisez avec les autres chefs de services de la Direction afin de faire évoluer les procédures internes en mettant au centre de la réflexion les usagers ;
• Vous assurez sous les directives du Directeur de programme RU, la mise en œuvre opérationnelle de nouveaux services dans la Direction ;
• Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service ;
• Vous êtes en relation régulière avec votre réseau de partenaires (institutions, service expert, Etat…) afin d’apporter un service qui corresponde à l’évolution de la réglementation et de leur pratique.

ACTIVITES ANNEXES

• Vous assurez la communication au sein de votre équipe et des services experts en lien avec l’évolution de la RU 
• Vous êtes en veille sur des expériences originales susceptibles d’être répliquées au sein de votre service ;
• Vous pilotez des projets en lien avec le plan d’action de la Direction ;
• Vous participez à des projets transversaux au sein de la Ville et de la Communauté urbaine.

Compétences techniques

• Connaissances des politiques publiques liées à la RU
• Connaissance des collectivités territoriales et des procédures administratives
• Connaissance des outils informatiques et logiciels métiers de la RU
• Connaissance des règles d’état civil et d’identité
• Maitrise de la planification de l’activité et impact organisationnel
• Maitrise des outils de pilotage et de suivi
• Maitrise de la thématique ressources humaines (temps de travail, obligation des collectivités, rémunération…)
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Connaissance de l'ensemble des services de la collectivité
• Polycompétence
• Maitrise de la conduite de projet

Compétences managériales :

• Encadrement et animation d’équipe
• Pilotage de projet
• Conduite du changement
• Conduite de réunion
• Management fonctionnel

Compétences comportementales :

• Esprit critique et technique
• Dynamisme
• Qualités relationnelles
• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Force de proposition
• Capacité d’anticipation
• Capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Pédagogie