CHEF DE SERVICE DES AFFAIRES GENERALES ETAT CIVIL - ELECTIONS H/F

La commune de Chevilly-Larue (un peu plus de 20 000 habitants et 550 agents) membre de l’Établissement Public Territorial Grand Orly Seine Bièvre est située aux portes de Paris dans le département du Val-de-Marne. Tout en préservant son caractère authentique et son cadre de vie, Chevilly-Larue est résolument ancrée vers l’avenir avec l’inauguration récente de sa station de métro de la nouvelle ligne 14, et des projets d’ampleur en cours : Cité de la Gastronomie, nouvel éco quartier avec l'ouverture de sa nouvelle école Frida Kahlo et son gymnase Clarisse Agbégnenou.

C’est aussi une ville solidaire qui mène une politique ambitieuse en direction des familles, des retraités et s’engage dans la coopération décentralisée. Ville amie des enfants, elle mène une politique volontariste en matière d’éducation, ainsi qu’en matière de transition écologique.

Chevilly-Larue est dotée d’un haut niveau de service public local, accessible à tous et porte l’ambition d’une très grande proximité avec les habitants. C’est aussi une ville de l’épanouissement personnel avec une programmation culturelle de qualité, des animations festives, une vie associative et de quartier

Afin d’accompagner son projet municipal ambitieux, la Ville recrute son.sa :

CHEF DE SERVICE DES AFFAIRES GENERALES  ETAT CIVIL - ELECTIONS (Homme/Femme)

Cadre d’emploi : Catégorie A

Rattaché(e) à la Direction Générale Adjointe Citoyenneté et Actions Sociales

Vos missions principales seront :

• Mise en place des orientations politiques dans les domaines respectifs ;
• Répondre à la demande en matière d’affaires générales, d’Etat Civil et d’élections conformément à la règlementation.

Description des principales activités du poste :

• Management de l’équipe
• Contrôle budgétaire
• Veille juridique
• Gestion et vérification des dossiers d’état civil, électoraux et d’affaires générales
• Aider à la décision des élus
• Assurer un accueil de qualité et bienveillant

Compétences et qualités requises :

Etat civil

• Maitriser des règles relatives à la rédaction des actes d’état civil
• Maitrise des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil
• Caractère des dossiers de mariage et vérification
• Constitution et préparation des dossiers de baptêmes civils et noces d’or
• Transcription des divorces et changement de régime
• Rectification administrative et mentions diverses
• Tenue du registre d’état civil
• Etablissement des reconnaissances et déclarations de décès
• Etablissement des états de naissances-mariages-décès
• Saisie des copies intégrales
• Participation aux cérémonies de mariage
• Gestion administrative du cimetière
• Régisseur

Affaires générales

• Constitution des dossiers de demandes de CNI/passeport et vérification
• Etablissement des attestations d’accueil
• Etablissement des listes de recensement militaire
• Etablissement de certificats divers
• Etablissement des tables annuelles et décennales
• Constitution des dossiers de déclaration des syndicats professionnels
• Gestion des débits de boisson

Elections

• Participation aux travaux de révision des listes électorales (inscriptions, radiations, réunion des commissions administratives…)
• Participation aux dimanches électoraux

Autre / général 

• Préparation du tirage au sort annuel des jurés pour le jury criminel
• Connaissance du CGCT et du Code civil

Management du service 

• Organisation des permanences et des congés
• Assurer la cohésion d’équipe
• Délégation pour les missions d’officier d’état civil, délégation de signature pour la certification matérielle et conforme des pièces et documents, ainsi que pour légalisation de signature

Contraintes spécifiques liées au poste :

• Réunion en soirée et week-end selon les besoins
• Disponibilité lors de la préparation et la tenue des élections

• Justifier d'une expérience managériale significative et avez une bonne capacité à organiser votre activité et celle de l'équipe
• Être doté d'une capacité d'analyse et d'argumentation, en capacité de proposer des solutions viables et adaptées aux problématiques techniques et fonctionnelles
• Être un manager sensible au service d'accueil du public, doté d'un bon sens relationnel
• Être en capacité d'animer des réunions et des groupes de travail
• Être en capacité d’accompagner les agents dans l'appropriation des outils numériques et d'une relation aux usagers de qualité
• Vous avez le goût du travail rigoureux et savez faire preuve de réactivité

Temps de travail : 38h30 hebdomadaire

Congés : 25 jours de congés annuel + 20 jours de RTT.

Rémunérations : Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE) + prime annuelle.

Avantages :

• Participation à la mutuelle santé et à la prévoyance maintien de salaire ;
• Adhésion au CNAS ;
• Comité d’œuvres sociales (COS) ;
• Tarifs avantageux ou gratuité dans certaines structures communales (médiathèque, piscine, théâtre, cinéma...) ;
• Prise en charge jusqu’à 75 % des frais de transport en commun pour les trajets domicile-travail ;
• Forfait mobilités durables (vélo, trottinette ou covoiturage) ;
• Séances d'ostéopathie gratuites sur le temps de travail ;
• Politique active de formation.