Chef de Cabinet adjoint F/H

Fonctions : Chef ou cheffe de Cabinet adjoint
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J – Administration et pilotage
Emploi-type : Attaché-e d’administration ou IGE chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage

CDD de 1 an.

Mission : Placé-e sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice de cabinet, vous assistez le chef de cabinet, et avez en charge conjointement le pilotage et la coordination des aspects opérationnels, administratifs, logistiques et matériels du cabinet et notamment de l’agenda, des visites officielles et des événements protocolaires de la vice-présidente Recherche et Innovation.

Activités principales :

• Gestion de l’agenda et des événements de la vice-présidente (VP) Recherche et Innovation, en lien étroit avec l’Attachée auprès de la VP et appui logistique.
• Organisation et gestion de l’agenda
• Préparation des rendez-vous en étroite relation avec la VP et les membres du cabinet
• Interaction et suivi des demandes de la VP auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux
• Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels
• Suivi des signatures, pouvoirs et participations de la VP aux instances internes et extérieures
• Préparation et mise en œuvre des déplacements de la VP en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l’hébergement, ordres de mission
• Passation de commandes en lien avec l’agenda de la VP : prestations traiteurs, achats logistiques
• Organisation d’événements à l’initiative de la VP en coordination avec l’Attachée auprès de la VP : groupes de travail, séminaires, conseils….
• Supervision des événements internes ou externes impliquant la VP : échanges avec les partenaires internes ou externes (s’assurer de la bonne organisation et du déroulé), valider ou identifier les invitations officielles, organiser la participation ou non de la VP, organiser le cas échéant le protocole d’accueil (prise de contact avec les cabinets d’interlocuteurs, accueil sur place), envoi éventuel d’invitations de la VP.
• Appui au chef de cabinet pour l’organisation, la coordination et le suivi d’événements politiques impliquant ou relevant directement de la présidence d’un point de vue institutionnel et appui du chef de cabinet pour l’organisation pratique du cabinet
• Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence et coordination de l’accueil de délégations, en lien étroit avec le chef de cabinet et les attachés
• Appui au pilotage du protocole d’événements impliquant la présidence : coordination des agendas des institutions invitantes, cadrage des déroulés et invitations, supervision des dispositions pratiques prises en charge par les organisateurs,gestion du protocole mis en place
• Appui au traitement de la correspondance officielle et des sollicitations adressées à la présidence : veille sur la boîte mail présidence, premier niveau de lecture et prise en charge de certaines réponses
• Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
• Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l’eau
• Diffusion de documents et archivage rigoureux
• Suivi des demandes d’interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)
• Suivi des dossiers et promotions de distinctions honorifiques (ordres nationaux, palmes académiques)

Conditions particulières d'exercice :

• Horaires du cabinet : 8h30 – 18h.
• Nécessité d’organiser la continuité de l’activité au sein du cabinet.
• Congés à prendre en coordination avec le chef de cabinet.
• Dépassements horaires à prévoir, notamment lors d’évènements.

Dans le cadre de l’organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :

• binôme avec le chef de cabinet pour la gestion des événements VPs et remplacement en cas de congés ou d’absence