Chargé(e) de projet F/H

L'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recrute un(e) Chargé(e) de projets événementiels Alumni au sein de sa Direction de la Communication (DIRCOM), dans le cadre du projet RAMPE (Réseaux Alumni Mécénat Projets Européens), financé par le programme France 2030. Ce projet vise à renforcer les liens avec la communauté des anciens étudiants, développer le mécénat et structurer des partenariats européens sur une durée de huit ans.
Le/la Chargé(e) de projets événementiels Alumni conçoit, organise et pilote des événements dédiés aux alumni afin de renforcer leur engagement, valoriser leurs parcours et favoriser les opportunités de mise en réseau au service de l'université.
Il/elle contribue à la stratégie de communication de l'établissement en alignant les actions événementielles sur les objectifs institutionnels, notamment en matière de rayonnement, de levée de fonds et de développement de partenariats.
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle projets, événements et création


Missions :
1. Stratégie et conception événementielle Alumni
• Définir et proposer une stratégie événementielle dédiée aux alumni, en cohérence avec le plan de communication global de l'université.
• Identifier les enjeux liés à la communauté alumni (fidélisation, mobilisation, valorisation des parcours) et proposer des formats innovants : soirées thématiques, tables rondes métiers, mentorat, etc.
• Réaliser des benchmarks sur les bonnes pratiques en matière d'événementiel alumni (universités françaises et internationales, grandes écoles).

2. Pilotage opérationnel des événements
• Organiser et coordonner des événements dédiés aux alumni :
- cérémonies (remises de diplômes alumni, anniversaires de promotion),
- événements de networking (afterworks, conférences, ateliers),
- formats hybrides ou digitaux (webinaires, lives, plateformes dédiées).
• Piloter l'ensemble du cycle projet : rédaction de notes d'intention, cahiers des charges et dossiers de consultation dans le respect des règles de la commande publique.
• Sélectionner et coordonner les prestataires (traiteurs, lieux, agences techniques, etc.).
• Planifier les étapes, suivre les budgets et garantir le respect des délais.
• Assurer la cohérence éditoriale et graphique des événements : rédaction de briefs pour les supports de communication (invitations, programmes, kits médias) en lien avec l'unité Création.
• Collaborer avec les équipes graphiques et digitales de la DIRCOM afin de garantir une identité visuelle cohérente.


3. Animation et développement du réseau Alumni
• Travailler en lien étroit avec les associations d'anciens étudiants, la Fondation Panthéon-Sorbonne (notamment pour les actions à dimension philanthropique) et les composantes pour des événements ciblés.
• Animer la communauté avant, pendant et après les événements.
• Produire des contenus engageants (newsletters, réseaux sociaux, témoignages vidéo) en lien avec l'unité numérique.
• Mettre en place des dispositifs de feedback (enquêtes de satisfaction, retours qualitatifs).
• Analyser les données (taux de participation, profils des participants) afin d'ajuster la stratégie.



4. Évaluation et reporting
• Définir des indicateurs de performance : nombre de participants, taux de conversion (inscriptions/présences), satisfaction, retombées médias.
• Contribuer aux objectifs de fidélisation et de rayonnement de l'université.
• Assurer un reporting régulier auprès de la responsable de l'unité Événements et de la DIRCOM (bilans qualitatifs et quantitatifs post-événement).
• Formuler des recommandations d'amélioration pour les actions futures.

Compétences requises ou souhaitées :
Connaissances :
• Maîtrise de la communication événementielle : organisation et pilotage d'événements.
• Capacité à concevoir un plan de communication adapté aux objectifs définis.
• Aptitude à concevoir et coordonner la réalisation de supports de communication.
• Capacité à assurer le suivi des actions et des projets.
• Bonne culture générale.
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et des universités appréciée.

Compétences techniques :
• Excellentes compétences rédactionnelles.
• Maîtrise de la conduite de projet.



Aptitudes :
• Autonomie, curiosité, sens de l'organisation et méthodologie.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités.
• Maîtrise de soi et bonne gestion du stress.
• Flexibilité et disponibilité, notamment en raison des contraintes horaires liées à l'événementiel.
• Sens de la créativité et de l'innovation.
• Esprit d'équipe et excellentes qualités relationnelles.
• Sens de la confidentialité.


Niveau d'études min. requis Niveaux II et I : diplômes de second ou troisième cycle universitaire (licence, maîtrise, master, DE)
Vous êtes diplômé(e) d'une formation supérieure en communication et/ou vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire.