Chargé des affaires financières F/H

La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours et du précontentieux.

La Direction de la Formation tout au long de la vie comprend 4 pôles thématiques : « Formation initiale », « Vie étudiante et vie de campus », « International » et « Formation continue ».

(réf.IDFTLV)

CDD de 12 mois

Fonctions : Chargé des affaires financières F/H
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J
Emploi-type : J3E47 - Assistant ou assistante en gestion financière et comptable
Rattachement : DFTLV

Mission et objectifs : 

Au sein de la Direction de la Formation tout au long de la vie, le chargé ou la chargée des affaires financières est chargé/chargée d'assurer la gestion et le suivi des dépenses contractuelles liées aux projets de formation de Sorbonne Université (financements PIA, ANR, Commission Européenne, etc.), soit de façon complète soit en appui à d’autres services de Sorbonne Université (cellule 4EU+ par exemple). Il/elle exerce ses missions en lien étroit avec la cellule PIA de Sorbonne Université pour les projets financés par le PIA, et avec les porteurs de projet.

Activités essentielles :

• Mettre en œuvre le suivi de la répartition budgétaire annuelle ou pluriannuelle par projet
• Etre l’interlocuteur privilégié des responsables scientifiques sur toute question relative au suivi financier des projets
• Aider la gestion financière à justifier, auprès des financeurs, les dépenses en fonction des règles des projets, à préparer les audits (collecte d’informations et des pièces justificatives auprès des différents acteurs – labo, DRH, etc.)
• Pour les contrats européens : récupérer les feuilles de temps des chercheurs et du personnel contractuel, vérifier l’éligibilité des dépenses de déplacement, des achats de consommables
• Passer les commandes et suivre l’exécution budgétaire

Participer à l’animation des réseaux internes

• Entretenir le travail en collaboration avec les facultés
• Être l’interlocuteur privilégié de la cellule PIA et de la direction du budget
• Être l’interlocuteur privilégié du gestionnaire financier de l’alliance universitaire européenne 4eu+ (20% du temps de travail y étant consacré)

Interactions (notamment faculté-université) :

• Relations avec les directions de la formation des trois facultés 
• Relations avec les UFR, départements de formation et enseignants-chercheurs participant au projet
• Relations avec les partenaires extérieurs notamment l’ANR.

Savoir : 

• Expertise dans le domaine financier et comptable
• Connaissance de l’environnement et du fonctionnement d’une université et du domaine des relations internationales en particulier sera considérée comme un atout
• Connaissance de la gestion financière des projets européens (et de l’EIT en particulier) et/ou internationaux
• Outils et techniques de gestion de projet
• Outils et techniques de reporting
• Organisation et conduite de réunions
• Techniques de rédaction

Savoir-faire : 

• Maitrise de la langue anglaise (écrit et oral)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Suivi de risques de projet
• Suivi d'un planning de réalisation
• Capacité d’analyse
• Capacité à interagir avec plusieurs interlocuteurs
• Capacité d’écoute
• Élaboration et rédaction de comptes rendus, de notes d’informations synthétiques
• Bonne maîtrise informatique, Word et Excel, Outlook, logiciel SIFAC Bonne maîtrise informatique, Word et Excel, Outlook (éventuellement du logiciel SIFAC)

Savoir être :  

• Excellent relationnel
• Travail en équipe
• Excellente expression écrite et orale
• Réactivité et adaptabilité
• Sens de l’analyse et de l’anticipation
• Rigueur et organisation
• Sens des responsabilités
• Hiérarchisation des priorités dans la gestion au quotidien
• Sens de la confidentialité