Chargé de scolarité licence en architecture H/F

Environnement professionnel

Créée en 1998, l’ENSA Paris-Est est l’une des 20 écoles nationales supérieures d’architecture françaises sous tutelle du Ministère de la culture.  
 
Son projet pédagogique se fonde sur une conception de l’architecture engagée dans la transformation de la ville et des territoires. La situation de l‘école, au cœur de la métropole parisienne, permet aux étudiants de travailler dans un périmètre d‘observation privilégié, porteur de toutes les problématiques urbaines contemporaines.
 
Un des atouts de l‘Ecole est son appartenance depuis le 1er janvier 2020 en qualité d‘établissement composante à la nouvelle Université Gustave Eiffel dont elle partage le Campus.
 
L’Ecole accueille chaque année environ 670 étudiants et dispense une formation qui conduit au diplôme d’Etat d’architecte organisée en deux cycles : licence et master. Elle propose également des formations post-master (HMONP, DSA, DEA, doctorat...) des programmes de recherche.

L‘établissement est situé à Champs-sur-Marne à proximité de la station de RER Noisy-Champs

Au sein de la Direction des études, le chargé de scolarité 1er cycle (étudiants cursus architecte, étudiants des doubles cursus ou en apprentissage) travaille dans une équipe polyvalente de gestion de la scolarité (licence, master, post-master, apprentissage).

Missions de suivi de la scolarité des étudiants :
- assurer la gestion et le suivi administratif de la scolarité des étudiants en 1er cycle (en lien avec les autres membres de l’équipe de chaque cursus);
- gérer les inscriptions administratives et pédagogiques (environ 350 étudiants);
- traiter les mails reçus et renseigner les usagers (téléphone, mails, accueil au sein du service) pour le premier cycle ;
- assurer le suivi administratif de la scolarité des étudiants en échange, mobilité entrante et sortante;
- collecte des données relatives aux enquêtes.

Missions de coordination pédagogique :
- assurer un lien de coordination entre les étudiants et les équipes enseignantes ;
- organiser, animer er rédigers les compte-rendus des panels de chaque année ;
- gérer et coordonner les examens, rendus de projet et des rattrapages ;
- mettre à jour de l’emploi du temps hebdomadaire en collaboration avec le service des espaces pédagogiques ;
- préparer et animer des jurys de scolarité dont les jurys règlementaires de licence ;
- préparer et animer des commissions d’orientation ;
- gérer des parchemins de diplômes DEEA ;
- centraliser et envoyer des invitations extérieures de jurys de projet et de rapport d’études
- contribuer à la création des différents outils et tableurs nécessaires pour le suivi  de la scolarité des étudiants.

Appétence nécessaire pour le milieu de l’enseignement supérieur et goût pour le contact avec les étudiants.

Compétences : Connaissance de l'administration et de son fonctionnement

Savoir-faire :  Maîtrise des outils bureautiques et en particulier Excel, capacité à structurer et organiser un processus administratif, maitrise des outils informatiques et plateformes et l’environnement informatique, savoir rédiger de manière synthétique.

Savoir-être : Rigueur, sens de l’organisation, capacité de travail en équipe, capacité d’écoute et disponibilité pour accompagner les étudiants, capacité à hiérarchiser les priorités.