Chargé de mission Assemblées et Vie des Institutions H/F

31 communes composent aujourd’hui le territoire de Montpellier Méditerranée Métropole. Sa capitale régionale, Montpellier, compte 272 084 habitants. Sa croissance démographique est la plus élevée de France et 50% de sa population à moins de 34 ans. Chaque mois, elle accueille plus de 300 nouveaux arrivants.

La dynamique vaut tout autant pour Montpellier Méditerranée Métropole : 500 000 habitants y résident et c’est par la mise en commun d’un certain nombre de ses équipements, dans des domaines de compétence aussi divers que la culture, l’économie, l’environnement ou les transports, que la Métropole anime l’ensemble de ce territoire. Et rassemble ceux qui y vivent.

Aujourd'hui, forte de ses 29 000 entreprises, de ses 80 000 étudiants, de ses Pôles d'excellence dans les domaines de la santé, de l'eau, de l'agronomie ou des technologies de pointe, Montpellier Méditerranée Métropole conforte ses atouts en développant des accords de coopération avec la Chine, le Brésil ou les Etats-Unis, et reste, avec son climat privilégié, parmi les destinations préférées des Français !

Dénomination : Chargé de mission Assemblées et Vie des Institutions

Métier : Chargé d’études

Cadre d’Emploi : Attaché territorial

Grade : Attaché

Direction / Service : PJAA – SERVICE ASSEMBLEES ET VIE DES INSTITUTIONS

Affectation Géographique : Hôtel de Ville Montpellier

Missions :

Le Chargé de mission ayant la fonction d’adjoint de service, seconde le responsable dans l’encadrement du service mutualisé en charge de l’organisation et du pilotage des assemblées délibérantes, du suivi, de la sécurisation et de l’exécution des délibérations, décisions et arrêtés ainsi que des ressources et moyens alloués aux élus. Il travaille en étroite collaboration avec le chef de service et les responsables des unités Assemblées et Ressources et moyens des élus

Principales activités :

Contribution à l’encadrement du service (en tant qu’adjoint au responsable)

• Relais auprès des responsables de l’unité Assemblées et de l’unité Ressources et Moyens alloués aux élus et être en support sur le management de l’ensemble des agents du service ;
• Informer l’équipe au moyen de réunions hebdomadaires et participer aux réunions du Pôle ;
• Préparer et suivre l’exécution du budget du service

Organisation des séances des assemblées délibérantes et des réunions préparatoires

• Coordonner et valider l’élaboration des différents documents nécessaires aux réunions de l’exécutif (ordre du jour, synthèses, etc…) ;
• Assurer, en lien avec le chef de service et le responsable de l’unité Assemblées, les convocations aux élus ;
• Organiser, préparer et participer aux réunions de l’exécutif (BVP, BM, CM, CP, commissions, Conférence des Maires) ; 
• Garantir la procédure d’organisation des Conseils ;
• Préparer et organiser les scrutins en séance ;
• Contrôler et valider l’ensemble des documents rendant compte des séances des assemblées délibérantes (délibérations, procès-verbaux, affichages, etc.) ;
• Organiser, en lien avec les chargés de mission, le suivi des représentations extérieures et les obligations relatives à la transparence de la vie publique.

Gestion et sécurisation des actes de l’administration rassemblée

• Coordonner la validation juridique des projets de délibérations, décisions, arrêtés et pièces annexes ;
• Superviser la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes ; le suivi et l’archivage des pièces annexes des délibérations, des décisions et des arrêtés ; l’administration fonctionnelle du logiciel AIRS DELIB.

Supervision des ressources et moyens alloués aux élus

• Accompagner l’évolution des process et coordonner les déplacements et formations des élus ;
• Superviser la gestion des moyens alloués aux groupes d’élus ; l’encadrement des assistants d’élus ; le bon fonctionnement du Collège de déontologie des élus.

Contribution au pilotage de la fonction Assemblée au sein des entités Ville et Métropole (en tant qu’adjoint au responsable)

• Etre force de proposition autour de la fonction assemblée au sein des deux collectivités (projets d’évolution des procédures et des outils du service, notamment dans le domaine de la dématérialisation) ;
• Suivre l’ensemble de la règlementation relative à l’organisation et à la composition des assemblées délibérantes et des différents organes de l’exécutif ;
• Etre force de proposition sur l’évolution de la gouvernance notamment dans les périodes de renouvellement de mandature

• Vous possédez de bonnes connaissances du droit public et du Code Général des Collectivités Territoriales
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métiers AIRS DELIB, FAST DOCAPOST ELUS, GED. Expertise du logiciel AIRS DELIB en tant qu’administrateur et valideur.
• Vous possédez des qualités rédactionnelles : lecture rapide et rigoureuse des documents, rédaction, corrections de forme et fond
• Vous êtes reconnu pour votre discrétion et diplomatie 
• Vous êtes force de proposition dans la mise en œuvre et l'amélioration des procédures de visa et de mise en forme des procédures
• Vous êtes en capacité d'assurer une charge de travail concentrée sur une courte période 

Eléments spécifiques : Expertise du logiciel AIRS DELIB en tant qu’administrateur et valideur.

Contraintes particulières du poste :

- Activité qui évolue en fonction de la planification des conseils ;

- Présence aux conseils Municipaux et de Métropole.