Chargé de la mobilité sortante H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité du responsable du pôle mobilité, le/la chargé·e de la mobilité sortante supervise les actions liées à la mobilité étudiante internationale sortante. Il/elle a en charge la mise en œuvre des programmes de mobilité, le suivi financier des programmes de bourses, le lien avec les principaux financeurs, la valorisation et la promotion de la mobilité en lien étroit avec les référents mobilité internationale des composantes universitaires de l’Université Paris-Saclay.

Missions principales de l’agent·e :

Coordination et gestion administrative de la mobilité sortante des composantes universitaires 

Coordination des dispositifs de mobilité sortante :

• Coordonner les différents programmes de mobilité étudiante : Erasmus+ (KA131), BCI, TASSEP, MICEFA et les accords bilatéraux
• Préparer et assurer la diffusion des appels à candidature, de la sélection et de la nomination des étudiants aux programmes d’échanges
• Accompagner les étudiants·es dans la préparation de leur projet de mobilité
• Assurer le suivi des étudiants en mobilité

Suivi budgétaire et reporting :

• Assurer le lien avec les bailleurs de fonds (Erasmus+, Conseil Régional d’Ile-de-France, Ministère de l’enseignement supérieur, fonds propres) et les services financiers de l’Université Paris-Saclay
• Superviser et coordonner la mise en paiement des aides à la mobilité avec l’appui des gestionnaires
• Assurer le suivi des budgets et la rédaction des rapports quantitatifs et qualitatifs intermédiaires et finaux

Utilisation et gestion du logiciel de gestion Moveon :

• Correspondant fonctionnel du logiciel Moveon dans son domaine de compétence (paramétrage, développement, formation et support au réseau international)

Coordination du grand périmètre de l’Université Paris-Saclay :

• Animer des groupes de travail et de réflexion du grand périmètre d’UPSaclay (écoles composantes et universités membres associées) sur la thématique de la mobilité sortante

Encadrement

Assurer l’encadrement fonctionnel de gestionnaires d’aides à la mobilité et de stagiaires ou étudiants·es ambassadeurs·drices

Promotion et développement de la mobilité sortante

Promotion des programmes d’échange :

• Identifier et collecter les informations nécessaires à la promotion de la mobilité sortante
• Piloter et animer des événements de promotion des programmes d’échange et contribuer à leur développement
• Effectuer les mises à jour des pages relatives à la mobilité du site internet de l’université

Animation et communication :

• Participer à l’animation et aux événements en lien avec les référents·es mobilité internationale des composantes universitaires
• Animer le dialogue avec les établissements partenaires, les composantes, et les universités membres associées UPSaclay

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Connaissance générale des dispositifs institutionnels et financiers
• Connaissances de base en finances publiques
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissances des logiciels spécifiques à la mobilité internationale tel que Moveon
• Modes de fonctionnement des administrations publiques et des dispositifs européens, en particulier le programme Erasmus+
• Techniques de communication écrite, orale, audiovisuelle et multimédia
• Anglais niveau C1 à C2 (Cadre européen de référence)

Savoir-faire :

• Piloter un projet
• Planifier et suivre les activités et les échéances
• Suivre des budgets
• Structurer et rédiger des documents d’information, des bilans d’action, des supports de communication (en français et en anglais)
• Maîtriser les outils de gestion et de communication informatique, ainsi que les logiciels de bureautique
• Expliciter les besoins et les hiérarchiser

Savoir-être :

• Travailler en équipe et créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs·trices
• Travailler dans un environnement international et multiculturel
• Posséder des qualités relationnelles, avoir la facilité à engager un dialogue et faire preuve de diplomatie
• Travailler en grande autonomie, savoir prendre et gérer les responsabilités
• Avoir un sens de l’organisation et de la rigueur
• Sens de l’initiative
• Faire preuve de réactivité