Chargé de la gestion administrative des outils pédagogique de Polytech Paris Saclay H/F

Missions du service :

Le Chargé·e de la gestion administrative des outils pédagogiques joue un rôle central pour garantir la bonne gestion des technologies et des infrastructures numériques de Polytech Paris-Saclay. Placé· sous l’autorité de la déléguée de la DGS et sous l’autorité fonctionnelle de la directrice adjointe en charge des formations, l’agent·e assure la gestion, la maintenance et le développement des bases de données de l’école (OASIS, ADE) qui sont en lien avec la pédagogie. Il/Elle a plus largement en charge la gestion des systèmes d’information en lien avec la pédagogie. Par ailleurs, il/elle pilote la gestion des emplois du temps et les plannings des salles d’enseignement.

Activités principales de l’agent·e :

Administration et support fonctionnel :

• Gestion des bases de données en pédagogie (OASIS, ADE) : mise à jour des données des étudiants·es, enseignants·es et personnels·les administratifs·ves et techniques au fil de l’eau
• Développement et gestion des applications métiers : recensement des besoins et des améliorations fonctionnelles souhaitées
• Pilotage des projets d’évolution du système d’information pour garantir ses performances : établissement des cahiers des charges
• Suivi de projet de développement pour garantir que les solutions mises en place répondent aux besoins pédagogiques et administratifs de l’école
• Interaction avec les prestataires de service qui développent les outils informatiques utiles au service pédagogie
• Supervision de la gestion des accès aux systèmes, en garantissant la confidentialité et l’intégrité des données
• Diffusion auprès des usagers·ères des améliorations et nouvelles fonctionnalités apportées aux outils
• Mise en place d’actions de communication interne : rédaction de documents supports et mise à disposition des équipes enseignantes et des étudiants·es.
• Formation des personnels·les enseignants·es et techniques aux outils ADE et OASIS
• Réponse aux enquêtes (CGE, CDEFI, CTI…), analyses et statistiques en pédagogie

Planning :

Assurer la gestion des plannings sur l’application ADE :

• Recenser les disponibilités des enseignants·es
• Mobiliser et coordonner les enseignants·es pour construire les emplois du temps
• Saisir les emplois du temps et les valider avec les enseignants·es responsables
• Accompagner les planificateurs lors de la saisie des emplois du temps de spécialité
• Communiquer sur les fonctionnalités des outils et les nouveautés
• Accompagner les changements
• Assurer le suivi des plannings (changement d’emploi du temps, report de cours)
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion (pédagogie/scolarité)

Connaissances, savoirs :

• Architecture et l'environnement technique du système d'information
• Applications métiers
• Réglementations et procédures en vigueur liées à la scolarité, aux stages et à l’alternance
• Connaissances des outils de base de données (de type OASIS, ADE ou autre), Pack office

Savoir-faire :

• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Animer une équipe
• Accompagner les changements
• Intérêt et aisance avec la prise en mains de nouveaux logiciels
• Conduire un projet
• Communiquer à l’oral en anglais

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et à échanger
• Capacités organisationnelles, adaptabilité
• Autonomie et sens des initiatives
• Rigueur, Fiabilité
• Réactivité