Chargé de la coordination du guichet unique et de la gestion administrative au secrétariat général (H/F)

À 17 km de Paris, à 20 mn de l’aéroport d’Orly, située à proximité de la Seine-et-Marne et de l’Essonne, avec un réseau de transports important, mais au cœur d’un écrin de verdure de 117 hectares d’espaces verts aménagés, pour ses 27 223 habitants, Sucy-en-Brie, la ville aux six châteaux, cultive l’art d’allier l’urbanisation, l’environnement de qualité avec un fort engagement éco-responsable et un patrimoine historique remarquable, le développement économique et commercial attractif – près de 110 commerces existent et de nouvelles ouvertures en cours.

En tant que ville du sport et « amie des enfants », l’importance des équipements sportifs, culturels et de loisirs, combinée à une vie associative riche, offre une diversité d’activités de haute qualité pour tous les publics.

Sous l'autorité du Responsable du Guichet Unique et de la Directrice de l’Administration Générale et des Assemblées, vous serez en charge d’accompagner les équipes du guichet unique en assurant son suivi opérationnel, mais également de participer aux missions du secrétariat général.

MISSIONS LIÉES AU GUICHET UNIQUE :

• Accompagne et soutient les équipes d’accueil du guichet unique au sein de maison de l’enfance et de la jeunesse, de l’Hôtel de Ville et de la Poste annexe municipale :

- anime des réunions de service, d’informations ou de projet

- encadre les activités d’un point d’accueil,

- centralise et transmet les informations (difficultés rencontrées, réclamations…)

- s’assure du suivi et du respect des différentes échéances liées à la structure,

- remplace en cas de nécessité les agents d’accueil sur les différents sites

- Intervient dans la gestion des situations d’urgence et d’arbitrage auprès des   administrés et des différentes directions.

• Paramètre, administre et forme sur les outils numériques (GRU, logiciel d’administration scolaire, périscolaire, extrascolaire, gestion de file d’attente, communication de masse à la population, etc.)
• Supervise la pré facturation, les traitements des mails et le suivi des réclamations
• Seconde le Responsable du Service dans ses missions

MISSIONS LIÉES AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :

• Participe et collabore aux missions transversales liées au secrétariat général :

- réception et répartition du courrier

- participation à la rédaction des arrêtés et des décisions

- suivi et gestion des dossiers de débit de boisson, fibre et taxis,

- élaboration des plannings des astreintes, etc.

• Aide à la coordination des projets numériques (propose des modalités de travail en mode projet, formalise et transmets les informations, évalue la réalisation des projets)

PARTICULARITÉS DU POSTE :

• Amplitude horaire du guichet unique du lundi au vendredi 8h30/12h-13h30/18h00
• Présence le samedi matin de 8h30 à 13h00 par roulement
• Coordination d’une équipe de huit personnes
• Polyvalence
• Peut être amené à gérer des missions et projets spécifiques à la direction

CONDITIONS D’EXERCICES :

Le poste proposé est un poste à temps complet 37h30 hebdomadaires.

Il est à pourvoir dès que possible.

Vous bénéficierez :

• De 25 jours de congés ainsi que 14 RTT et 2 jours hors période (pour une année civile)
• D’un traitement de base + régime indemnitaire + prime annuelle
• D’une adhésion au Comité Nationale d’Action Sociale (CNAS) offrant de nombreuses prestations (billetterie, voyages, spectacles, cinéma…)
• D’une participation employeur à l’adhésion d’une mutuelle labellisée (Prévoyance et Santé)
• D’un restaurant municipal de grande qualité (Catégorie C : 3.65€ Catégorie B : 4.75€)
• D’une politique de formation active (individuelles et collectives)
• D’un coach sportif les lundis et vendredis midi
• D’un accès libre à une salle de sport les mardis et jeudis midi
• Remboursement à hauteur de 75% de la carte Navigo

COMPÉTENCES PRINCIPALES ET QUALITÉS REQUISES :

• Capacités à coordonner des projets et à travailler en équipe avec différents services
• Qualités rédactionnelles et maitrise des techniques de communication
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la collectivité et des services
• Maitrise des outils numériques (logiciels métiers, pack office, environnement internet)
• Aptitudes d’écoute et de présentation
• Capacité d’adaptation

PROFIL RECHERCHÉ :

• Diplôme type Bac +2 souhaité
• Disponibilité et patience
• Esprit d'équipe et sens des responsabilités
• Esprit d'initiative et organisation dans le travail
• Discrétion professionnelle
• Sens du service public

Au-delà de vos compétences, c'est votre motivation, et votre personnalité qui feront la différence. Nous vous proposons un accompagnement et des formations pour assurer vos missions dans les meilleures conditions.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, alors n’hésitez pas à nous adresser votre candidature !