Chargé de gestion financière et régie des salles associatives

La direction générale Citoyennetés et territoires solidaires (DG Cités) a pour vocation première d'agir en proximité des habitant·e·s à l'échelle de leur quartier de vie.

Dans le cadre de la politique publique Engagement citoyen et vie associative, elle a notamment pour ambition d'articuler soutien à la vie associative et bénévolat, soutien aux projets collectifs des citoyens et participation des habitants et accompagnement des initiatives locales.

Direction Vie Associative (DVA) accompagne les acteurs associatifs, vecteurs de vie sociale, citoyenne et solidaire. Elle favorise la valorisation et la reconnaissance de toutes les formes d'engagement dans le respect de l'autonomie des associations.

Le service a la responsabilité et coordonne l'usage de 232 équipements à destination des associations. 191 salles de réunion ou d'activité sont proposées à la location. Plus de 600 associations bénéficient de plannings pour leurs activités récurrentes (soit plus de 60 000 créneaux par an). Plus de 300 associations bénéficient de locaux mis à disposition par la Ville.

Sous la responsabilité de la responsable de service, en collaboration interne avec la cellule de gestion/Pole ressources de la DG cités et en relation externe avec la direction des finances et la trésorerie municipale, vous assurerez la gestion financière et administrative des réservations de salles associatives incluant la gestion de la régie des recettes.


Vous prenez en charge la partie facturation, la partie recouvrement ainsi que le suivi budgétaire.


Pour se faire, :

- vous préparez les éléments nécessaires à l'établissement d'un titre de recette, réalisé par le pole ressource pour les locations de salles selon la grille tarifaire en vigueur et les conventions d'occupation.
- vous assurez le suivi des paiements, relancez les débiteurs et initiez les procédures de recouvrement en lien avec les services compétents (Service financier et Trésorerie).
- vous opérez les encaissements via la régie de recettes (création de tiers, état liquidatif)
- vous gérez les réclamations (annulation de titres) et les pénalités (analyse de la situation, vérification via le logiciel Horanet, application des pénalités dans planitech, courriers).
- vous participez à l'élaboration du budget prévisionnel des recettes liées aux locations de salles.
- enfin, vous assurez le suivi de l'exécution budgétaire des recettes (engagement, liquidation, mandatement) et produisez des tableaux de bord et des bilans d'activité réguliers sur des recettes générées.


Vous avez également comme mission la gestion de la régie de recettes des salles et fonction de régisseur.


De ce fait, :

- vous vérifiez et suivez l'encaissement des recettes liées aux locations de salles (chèques, espèces, virements…) conformément aux procédures de la régie.
- vous tenez la comptabilité de la régie (journal de caisse, registres) de manière rigoureuse et quotidienne.
- vous organisez des points d'avancement avec le service finance du Pole ressources/cellule de gestion DG Cités
- vous effectuez le versements des fonds auprès de la Trésorerie municipale dans les délais impartis et produisez les états de régie (compte rendus de gestion) et les transmettre au comptable public et à l'ordonnateur dans les délais réglementaires.
- vous assurez la sécurité des fonds et des valeurs de la régie en vous soumettant aux contrôles du comptable public et de l'ordonnateur.


Enfin, vous êtes un appui à la gestion administrative des réservations et à la gestion des contentieux.
Vous participez à l'élaboration des conventions d'occupation en vous assurant de leur conformité financière et vous contribuez à l'amélioration

Votre expérience professionnelle en gestion financière vous a permis d'acquérir des compétences concernant les principes budgétaires des collectivités territoriales, des règles de la comptabilité publique et idéalement du fonctionnement des associations.
Vous possédez une connaissance approfondie de la réglementation relative aux régies de recettes et savez établir et suivre des factures, tout en produisant aisément tableaux de bord et synthèses.
Vous êtes habile dans l'utilisation des logiciels de gestion financière et autres logiciels métiers tel que Planitech, EGF, Horanet…
Reconnu·e pour vos capacité d'organisation et votre rigueur, vous êtes en capacité de gérer les priorités et imprévus.
Doté·e d'un bon esprit d'équipe, vous appréciez travailler en transversalité et possédez un vrai sens du service public et de la déontologie.