Chargé de gestion des séances de la Commission permanente F/H

La Direction générale des services (DGS) conseille et oriente les services départementaux dans leurs choix stratégiques et dans la définition des politiques publiques. Elle assure le lien avec les élus du Département, organise le bon fonctionnement des assemblées délibérantes, garantit le respect des équilibres de gestion et la bonne exécution du budget départemental. Rattaché au Secrétariat Général de la Direction Générale des Services, le Service Assemblées pilote l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes du Département et de leurs instances préparatoires. Le Service Assemblées a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées. Par ailleurs, il assure la gestion administrative de la représentation du Département au sein d'organismes extérieurs. Chacune des missions du Service Assemblées le positionne en lien permanent avec l'encadrement supérieur des services départementaux et le Cabinet du Président. Suite à une mobilité en interne, le Service Assemblées, composé de 4 personnes, recherche son ou sa futur(e)  Chargé(e) de la gestion des séances de la Commission permanente. Dans ce cadre, le/la Chargé(e) de gestion des séances de la Commission permanente aura pour missions : Activités principales

- Organise, prépare et suit les séances de la Commission permanente en lien avec l'ensemble des directions émettrices de dossiers et les différents collaborateurs du Cabinet du Président. - Veille à la bonne réalisation de chaque étape préparatoire des séances de la Commission permanente. Dans ce cadre, il/elle accorde la plus grande importance notamment au respect des délais internes et des délais légaux. - Suit de près les ultimes modifications politiques et/ou techniques de chaque dossier avant envoi aux élus et veille à ce que chaque décideur final (DGS et Cabinet du Président) soit au fait des contenus définitifs des dossiers. - Veille à la bonne organisation matérielle des séances de la Commission permanente. - Élabore les délibérations de la Commission permanente après vote : mise en signature au Président des délibérations après les avoir complétées des éléments de la séance (détail des élus présents/absents/des procurations de vote ; indication du sens du vote ; le cas échéant, intégration des amendements), transmission au contrôle de légalité, publication, diffusion des délibérations rendues exécutoires sur l'intranet du Département et sur son site Internet. - Gestion des publications des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations) - Gestion administrative des décisions du Président (contrôle de compétences, vérification du contenu, mise en signature, rendu exécutoire)

Activités secondaires

- Participation à la gestion des séances du Conseil départemental. - Gestion de l'envoi dématérialisé au contrôle de légalité des actes administratifs du Département. - Pilotage fonctionnel du logiciel de gestion des arrêtés/décisions.

De formation Bac à Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative et juridique, vous justifiez d'un an minimum sur une fonction similaire, nous recherchons avant tout une personne ayant envie d'apprendre et disposant d'une certaine curiosité intellectuelle. Votre capacité d'autonomie, d'organisation, de rigueur, proactivité et votre goût pour le travail en équipe vous permettront de réussir pleinement dans ce poste.Afin de mener à bien vos missions toute l'équipe vous accompagnera dans votre prise de fonction. Savoirs :

- Vous avez connaissance du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d'un Département. - Vous avez les connaissances juridiques de base du cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées départementales, des compétences rédactionnelles. - Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique, en particulier les logiciels Word et Excel. Idéalement, vous avez déjà une expérience du logiciel de gestion des travaux des assemblées (facultatif).

Savoir-faire :

- Aptitude à comprendre et analyser des processus complexes au sein d'une structure de taille importante. - S'approprier le rôle d'une structure stratégique et transversale telle que le Service Assemblées et en porter les enjeux dans ses relations avec les différents interlocuteurs (Services départementaux / Cabinet du Président). - Organiser et anticiper l'activité quotidienne, et le cas échéant, l'ajuster. - Décider de ses priorités en fonction de l'urgence, de la nature et de l'importance du travail. - Savoir communiquer et alerter en temps utiles, de la perspective ou de la survenance de difficultés de tout ordre. - Créer et faire évoluer des outils d'organisation et de pilotage.

Savoir-être :

- Aisance relationnelle, être capable de s'adapter rapidement aux différentes situations et aux différents interlocuteurs. - Diplomatie, respect des règles de confidentialité, discrétion.

- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS - Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.